Bagaimana saya bisa menggunakan Excel sebagai buku besar bisnis saya?

Cara Membuat Tabel Transaksi Pembelian dan Penjualan Barang di Excel (Maret 2024)

Cara Membuat Tabel Transaksi Pembelian dan Penjualan Barang di Excel (Maret 2024)
Bagaimana saya bisa menggunakan Excel sebagai buku besar bisnis saya?
Anonim
a:

Untuk usaha kecil dengan sedikit transaksi, pemilik bisnis yang cerdas dapat menggunakan Excel sebagai pengganti perangkat lunak akuntansi. Excel memiliki semua alat yang dibutuhkan untuk membuat dan memelihara buku besar, namun akan membutuhkan pengguna yang cermat dan pemahaman yang solid tentang akuntansi dasar. Menurut majalah Entrepreneur, berkat beragam fungsi Excel, ini adalah salah satu pesaing terbesar untuk banyak aplikasi perangkat lunak bisnis. Bagi pemilik bisnis yang tidak yakin apakah mereka akan berinvestasi dalam perangkat lunak akuntansi, Excel mungkin tempat yang bagus untuk mulai menyimpan catatan akuntansi sampai perangkat lunak akuntansi dibeli.

Penyiapan pencatatan sederhana pertama-tama harus memasukkan kolom untuk tanggal transaksi, deskripsi transaksi dan nomor referensi, seperti faktur atau nomor cek. Kolom berikutnya akan mencantumkan masing-masing akun yang akan digunakan sepanjang tahun. Pemikiran hati-hati harus masuk ke dalam pemilihan akun, karena akan sulit untuk kembali dan membuat perubahan nanti. Dari kiri ke kanan, akun pertama yang tercantum adalah akun laporan laba rugi, dimulai dengan pendapatan dan diakhiri dengan biaya. Selanjutnya akan menjadi akun aset, kemudian akun kewajiban dan terakhir akun ekuitas.

Buku besar menggunakan pembukuan entri ganda untuk mencatat semua transaksi perusahaan, dan penting untuk memahami konsep ini sebelum mulai menggunakan Excel sebagai buku besar umum.

Jika ini adalah perusahaan baru, transaksi pertama kemungkinan adalah ekuitas yang diinvestasikan di perusahaan. Misalnya, Jane memutuskan untuk membuka toko mesin. Dia telah menghemat $ 750.000 untuk memulai bisnis dengan, dan membuka rekening giro bisnis dengan dana tersebut.

Dengan menggunakan konsep pembukuan double entry, Jane tahu bahwa transaksi ini akan meningkatkan akun kas perusahaan, entri debit, dan akan diimbangi oleh kenaikan akun ekuitas pemilik, entri kredit. Dalam sistem Excel ini, semua entri debit harus dicatat sebagai nilai positif, dan semua entri kredit harus dicatat dengan nilai negatif.

Jane akan memasuki tanggal transaksi dan deskripsi seperti "Investasi Modal" ke dalam baris pertama spreadsheet. Dia kemudian akan memasukkan $ 750.000 yang positif ke dalam kolom akun "Kas" dari spreadsheet, dan entri $ 750.000 negatif ke dalam kolom akun "Ekuitas Pemilik" dari spreadsheet. Sebagai cek, Jane harus menggunakan rumus Sum untuk memastikan bahwa semua entri pada setiap jumlah baris menjadi $ 0.

Jane akan terus memasukkan satu baris untuk setiap transaksi. Jika Jane membeli peralatan dengan uang perusahaan, dia akan melakukan transaksi untuk menunjukkan debit, atau entri positif, ke kolom akun "Peralatan", dan entri kredit, atau negatif, ke kolom akun "Kas".Jika dia menjual jasa permesinan kepada pelanggan, dia akan mencatat kredit ke akun "Revenue", dan melakukan debet ke akun ekuitas.

Total untuk setiap kolom akun harus dijumlahkan di bagian bawah spreadsheet. Jumlah semua akun pendapatan dapat ditambahkan bersama untuk menghitung laba bersih saat ini. Kolom lain dapat dijumlahkan sesuai kebutuhan untuk menghitung, misalnya total aset, total kewajiban dan total ekuitas.