Banyak bisnis menawarkan beberapa bentuk rencana pensiun yang memenuhi syarat dan, dengan demikian, pedoman tersebut termasuk dalam pedoman tata kelola Undang-Undang Keamanan Penghasilan Karyawan tahun 1974 (ERISA). ERISA menetapkan pedoman dan standar minimum yang dirancang untuk melindungi karyawan perusahaan sektor swasta yang berpartisipasi dalam program pensiun dan tunjangan kesejahteraan. Bisnis yang mengelola rencana pensiun yang memenuhi syarat yang tidak mematuhi sepenuhnya ERISA dapat dikenakan denda yang mahal.

Jika rencana pensiun karyawan Anda memberikan penghasilan pensiun di masa depan atau memungkinkan karyawan untuk menunda penghasilan untuk masa pensiun, maka itu adalah rencana ERISA. Sebagai pemberi kerja yang menyediakan tunjangan rencana ERISA ini, Anda juga dianggap oleh ERISA untuk menjadi ahli waris yang diberi tanggung jawab untuk mengelola rencana ini dan, demikian juga, pertanggungjawabannya jika rencana Anda tidak sesuai dengan pedoman dan standar yang ditetapkan oleh ERISA.

Mengikuti Compliant Dengan ERISA

Rapat persyaratan kepatuhan ERISA tidak harus terlalu memberatkan. Meskipun ada banyak persyaratan, administrator pihak ketiga yang baik (TPA) dapat menanggung banyak beban. Banyak persyaratan yang disesuaikan dengan kalender, yang memerlukan formulir pengarsipan dengan tenggat waktu tertentu. Tanggal tenggat waktu ini membentuk satu daftar periksa yang dapat dikelola oleh seorang TPA atau staf sumber daya manusia. Persyaratan lainnya harus dipenuhi secara ad hoc saat keadaan mendikte.

Daftar Periksa ERISA

Mengelola 401 (k) rencana melibatkan pelaksanaan tugas kepatuhan ERISA tertentu sesuai jadwal tahunan. Ini adalah tugas yang paling umum yang harus menjadi bagian dari daftar periksa perusahaan.

Kuartal Pertama Tahun Rencana: Berikan laporan manfaat kuartal keempat untuk merencanakan peserta paling lambat 45 hari setelah akhir kuartal. Buatlah kontribusi pemberi kerja tahun sebelumnya untuk pengurangan pajak yang harus dihitung di tahun sebelumnya.

Kuartal Kedua: Berikan laporan manfaat kuartal pertama untuk merencanakan peserta. Bagikan kelebihan penangguhan yang dilakukan pada tahun 2015 di atas batas IRC Section 402 (g). Untuk peserta rencana berusia 70 ½ tahun di tahun sebelumnya, distribusikan Distribusi Minimum Pertama yang Diperlukan (RMDs).

Kuartal Ketiga: Sediakan laporan manfaat kuartal kedua. Formulir File 5500 untuk tahun sebelumnya atau berkas Formulir 5558 untuk perpanjangan 2. 5 bulan. Jika dokumen rencana dimodifikasi selama tahun sebelumnya, bagikan Ringkasan Rencana Deskripsi baru untuk merencanakan peserta. Bagikan Ringkasan Laporan Tahunan untuk tahun sebelumnya untuk merencanakan peserta.

Kuartal Keempat: Berikan laporan manfaat kuartal ketiga. Kirimkan pemberitahuan yang berlaku kepada peserta, termasuk cicilan atau perubahan pada rencana pelabuhan aman 401 (k), Alternatif Investasi Standar Berkualitas (QDIA) atau pendaftaran otomatis.Perbaiki setiap kegagalan tes ADP / ACP, dan bayar pajak cukai 10%.

Persyaratan ERISA yang sedang berlangsung

Beberapa persyaratan ERISA sedang berlangsung sebagai bagian dari rencana administrasi atau dipicu oleh kejadian.

Kepatuhan terhadap Dokumen Rencana: Pastikan manajemen rencana terus mematuhi persyaratan dokumen rencana. IRS menganggap kegagalan untuk secara ketat mengikuti persyaratan dokumen rencana yang cacat operasional, yang jika tidak diperbaiki, dapat mengakibatkan diskualifikasi rencana.

Pengungkapan Biaya Peserta Tahunan: Semua karyawan yang memenuhi syarat, karyawan yang diberhentikan dan penerima manfaat dengan saldo rekening harus menerima pengungkapan biaya peserta setiap 12 bulan.

Pemberitahuan Perubahan Rencana: Peserta harus diberitahu mengenai perubahan rencana 30 hari sampai 90 hari sebelum tanggal efektif perubahan.

Kesempatan untuk Mendaftar: Semua karyawan yang telah memenuhi persyaratan usia dan layanan rencana harus diberi kesempatan untuk mendaftar. Mereka harus menerima semua formulir dan instruksi yang diperlukan beserta Deskripsi Rencana Ringkasan dan pemberitahuan peserta yang berlaku.

Kepatuhan Pinjaman: Pastikan pinjaman yang terhutang telah dilunasi sesuai dengan persyaratan kebijakan rencana dan surat promes para peminjam.

Deposito Berjangka: Pastikan penangguhan karyawan dan pembayaran pinjaman disetorkan tepat waktu, biasanya bersamaan dengan deposit pajak gaji.

Melakukan Pekerjaan Rumah Tangga Triwulanan: Mengeluarkan saldo rekening kecil untuk karyawan yang diakhiri. Proses default pinjaman, dan gunakan penyitaan yang tidak dapat dialokasikan.

Meskipun sebagian besar persyaratan ini dapat dikelola oleh TPA, sponsor rencana kerja memiliki kewajiban fidusia untuk memastikan mereka terpenuhi dan dilakukan dengan benar.