Bisnis yang paling sering menggunakan formulir IRS W-9, Permintaan untuk Nomor Pokok Wajib Pajak dan Sertifikasi, untuk mendapatkan informasi dari vendor yang mereka sewa sebagai kontraktor independen (juga disebut freelancer). Ketika sebuah bisnis membayar kontraktor independen $ 600 atau lebih selama tahun pajak, Anda harus melaporkan pembayaran ini ke IRS pada pengembalian informasi yang disebut formulir 1099-MISC. Bisnis menggunakan nama, alamat dan Jaminan Sosial atau nomor identifikasi pajak dari formulir W-9 hingga melengkapi formulir 1099-MISC.

Bisnis yang mempekerjakan kontraktor independen tidak menahan pajak penghasilan atau membayar pajak Medicare atau Jaminan Sosial untuk kontraktor independen mereka, seperti yang berlaku untuk karyawan mereka; kontraktor bertanggung jawab atas kewajiban ini. Namun, IRS masih ingin tahu berapa banyak kontraktor ini dibayar untuk memastikan kontraktor membayar pajak yang harus mereka bayar, dan menggunakan formulir 1099 MISC untuk mengumpulkan informasi ini. Bisnis tidak mengirimkan formulir W-9 ke IRS.

Informasi yang Dibutuhkan

Formulir W-9 meminta nama kontraktor independen; nama bisnis (jika berbeda); badan usaha (perseorangan, persekutuan, perusahaan C, perusahaan S, kepercayaan / perkebunan, perseroan terbatas atau "lainnya"; dan nomor identifikasi pajak usaha (atau nomor Jaminan Sosial, untuk kepemilikan tunggal yang tidak menggunakan nomor pajak terpisah nomor) Formulir W-9 juga meminta orang tersebut untuk mengesahkan bahwa dia bebas dari pemotongan cadangan Sebagian besar wajib pajak dibebaskan, namun jika tidak, perusahaan yang mempekerjakan kontraktor independen tersebut perlu memotong pajak penghasilan dari gaji kontraktor itu dengan tarif tetap sebesar 28% dan mengirimkannya ke IRS.

Karena formulir W-9 mewajibkan daftar nomor pajak atau nomor Jaminan Sosial, keduanya Mengisi dan perusahaan yang menerima formulir yang telah diisi harus menjaga formulir dengan hati-hati untuk melindungi dari pencurian identitas.

Bila Anda Tidak Mengisi W-9

Kontraktor independen yang menerima W-9 yang tidak terduga harus ragu. sebelum mengisinya dan meneliti apakah pemohon memiliki yang sah alasan untuk meminta formulir ini Lembaga keuangan terkadang menggunakan formulir W-9 untuk meminta informasi dari pelanggan saat mereka perlu melaporkan dividen atau bunga. Tapi hati-hati di sini: Lembaga keuangan mungkin sudah memiliki nomor ID pajak Anda dari saat Anda membuka rekening.

Situasi lain di mana Anda harus ragu sebelum mengisi formulir W-9 adalah jika perusahaan yang meminta Anda untuk mengisinya adalah atasan Anda dan Anda seharusnya diklasifikasikan sebagai karyawan, bukan kontraktor independen. Perbedaannya cukup besar.

Kontraktor Karyawan atau Independen?

Jika Anda seorang karyawan, atasan Anda akan menahan pajak penghasilan, menahan dan membayar pajak Jaminan Sosial dan Medicare, dan membayar pajak pengangguran atas upah Anda.Jika Anda seorang kontraktor independen, itu tidak akan. Itu berarti Anda akan bertanggung jawab atas bagian majikan dari pajak Jaminan Sosial dan Medicare, dan bahwa Anda tidak akan memenuhi syarat untuk mendapatkan kompensasi pengangguran jika Anda diberhentikan.

Majikan yang tidak bermoral mungkin mencoba untuk mengklasifikasikan seorang karyawan sebagai kontraktor independen untuk menghemat uang. Jika Anda salah klasifikasi sebagai kontraktor independen, "tabungan" majikan Anda akan keluar dari kantong Anda. Jika Anda seorang karyawan, Anda harus mengisi formulir W-4, bukan formulir W-9. (Lihat Tujuan Formulir IRS W-4 untuk informasi lebih lanjut.)

Tidak selalu jelas apakah seorang pekerja adalah seorang karyawan atau kontraktor independen, namun secara umum, semakin mengontrol Bisnis memiliki lebih dari apa yang dilakukan pekerja dan bagaimana mereka melakukannya, semakin besar kemungkinan mereka menjadi karyawan. Jika akal Spidey Anda mulai kesemutan ketika seseorang yang mempekerjakan Anda memanggil Anda seorang kontraktor independen, itu pertanda baik Anda harus menyelidiki situasinya lebih jauh. Mulailah dengan diskusi IRS tentang perbedaan antara keduanya.

Garis Dasar

Penting untuk mengisi W-9 dengan benar - tapi hanya jika Anda yakin itu adalah formulir yang tepat untuk dikirim.

Untuk informasi lebih lanjut tentang formulir pajak, lihat Apa yang dimaksud dengan formulir IRS W-2? dan Apa perbedaan antara Formulir IRS 1040EZ dan 1040A?