Pesan teks telah menjadi cara yang sangat populer untuk berkomunikasi. Menurut Pew Research, rata-rata orang menerima 41. 5 pesan teks sehari dibandingkan dengan hanya 12 panggilan telepon. Orang dewasa muda jauh lebih rajin, mengirimkan rata-rata 109. 5 pesan per hari, yang menunjukkan bahwa bentuk komunikasi ini hanya akan menjadi lebih luas.

Penasihat keuangan tidak dapat mengabaikan pesan teks sebagai bentuk komunikasi penting dengan klien, namun kepatuhan bisa menjadi lebih menantang karena SMS lebih sulit untuk diawasi, dipantau, dan diarsipkan. Bagaimanapun, pesan teks dapat dilakukan melalui SMS biasa atau melalui platform khusus telepon seperti Apple (AAPL AAPLApple Inc174.68 + 1. 26% Dibuat dengan Highstock 4. 2. 6 ) iMessage dan Google (GOOG GOOGAlphabet Inc1, 028. 39-0. 40% Dibuat dengan Highstock 4. 2. 6 ) Android's Hangouts. Pesan ini juga dapat dikirim ke perangkat yang berbeda, seperti dari laptop atau komputer desktop ke ponsel.

Mari kita lihat bagaimana undang-undang tersebut membaca dan memeriksa beberapa langkah yang dapat dilakukan penasehat keuangan untuk memastikan kepatuhan mereka. (Untuk pembacaan yang terkait, lihat: Sakit Kepala Kepatuhan Terbaik untuk Penasihat Keuangan )

Menafsirkan Hukum

NASD Melakukan Peraturan 3110 dan Bagian 17 (a) dari Securities Exchange Act of 1934 mewajibkan pialang dan penasihat keuangan untuk membangun dan memelihara sebuah sistem untuk mengawasi kegiatan rekan-rekannya yang secara bertanggung jawab dirancang untuk mematuhi undang-undang sekuritas yang berlaku.

Secara khusus, Peraturan 3110 mengamanatkan peninjauan korespondensi elektronik masuk dan keluar dan komunikasi internal yang berkaitan dengan bisnis investasi perbankan atau sekuritas anggota. Bagian 17 (a) mandat lebih lanjut yang dipatok oleh broker-dealer setidaknya selama tiga tahun, termasuk komunikasi asli yang diterima dan salinan semua komunikasi yang dikirim oleh anggota, pialang, atau dealer yang berkaitan dengan bisnisnya.

Pada tahun 2014, SEC membebankan beberapa perusahaan pialang afiliasi karena gagal mempertahankan dan mengawasi pesan teks yang dikirim atau diterima oleh orang-orang tertentu. Kesalahan dihasilkan dari konfigurasi yang salah dari BlackBerry Enterprise Server dan perusahaan tersebut akhirnya membayar denda sebesar $ 275.000. Masalah ini bisa dihindari dengan sistem yang tepat tersedia untuk memastikan bahwa pesan teks diarsipkan dengan aman untuk referensi di kemudian hari. (Untuk pembacaan yang terkait, lihat: Kesesuaian: Perusahaan Harga Bayar. )

Solusi Teknologi

Cara termudah untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ini adalah mengarsipkan semua komunikasi elektronik secara manual dengan menggunakan persetujuan perusahaan perangkat. Beberapa pembuat smartphone bisnis seperti BlackBerry memberikan solusi perangkat lunak perusahaan untuk mengarsipkan komunikasi.Masalahnya adalah bahwa solusi ini mengharuskan karyawan menggunakan smartphone perusahaan untuk melakukan pekerjaan; banyak pekerja lebih suka menggunakan-dan menggunakan telepon pribadi mereka.

Ada banyak solusi teknologi yang dirancang untuk membuat kepatuhan mobile menjadi lebih mudah bagi bisnis. Dengan mengarsipkan pesan, penasihat keuangan dapat memastikan bahwa mereka mematuhi Peraturan 3110 dan secara proaktif memastikan bahwa penemuan lebih mudah jika terjadi masalah. Banyak dari solusi ini juga mendukung kebijakan carry-your-own-device (BYOD) dan beroperasi di berbagai platform, termasuk Apple, Google, dan Microsoft (MSFT MSFTMicrosoft Corp84. 30 + 0. 19% Dibuat dengan Highstock 4. 2. 6 ).

MobileGuard dan MobileIron hanyalah dua dari banyak perusahaan yang menawarkan pengarsipan SMS, rekaman suara seluler, dan layanan pesan aman yang disampaikan sebagai layanan berbasis awan atau di tempat. Meskipun solusi ini bisa agak mahal dan memakan waktu untuk diterapkan, namun secara signifikan lebih kecil daripada denda yang akan terjadi untuk ketidakpatuhan, serta biaya tambahan yang terkait dengan penemuan selama tuntutan hukum yang memerlukan informasi teks.

The Bottom Line

Perpesanan teks sebagai cara untuk berkomunikasi antara klien dan profesional keuangan semakin populer, terutama di kalangan generasi muda, yang membuat kepatuhan menjadi lebih penting. Dengan berbagai peraturan sekuritas yang mewajibkan tinjauan dan pengarsipan pesan teks, penasihat keuangan harus memiliki proses untuk memastikan kepatuhan dan mengikuti praktik terbaik. Kabar baiknya adalah bahwa ada banyak perangkat lunak di luar sana yang dapat membantu mempermudah proses penasehat keuangan perusahaan. (Untuk pembacaan yang terkait, lihat: Audit SEC: Apa Penasihat Keuangan yang Harus Diperhatikan. )