Ini biasanya melibatkan proyek satu kali daripada aktivitas yang sedang berlangsung, dan sumber daya yang dikelola meliputi personil, keuangan, teknologi dan kekayaan intelektual. Seorang manajer proyek membantu menentukan tujuan dan sasaran proyek dan menentukan kapan berbagai komponen proyek harus diselesaikan dan oleh siapa; Dia juga menciptakan pemeriksaan kontrol kualitas untuk memastikan komponen yang telah selesai memenuhi standar tertentu.

Manajemen Proyek '

Secara umum, proses manajemen proyek mencakup tahap berikut: perencanaan, inisiasi, eksekusi, pemantauan dan penutupan. Industri yang berbeda juga telah mengembangkan template manajemen proyek khusus yang sesuai dengan kebutuhan unik masing-masing bidangnya. Template membuat perencanaan proyek efisien dan mudah diulang dari satu rangkaian kiriman ke yang berikutnya. Misalnya, manajemen proyek TI mengkhususkan diri dalam memfasilitasi proses penyampaian produk teknis yang melewati beberapa tahap siklus hidup termasuk pengembangan, pengujian dan penerapan.

Apa yang Dilakukan Manajer Proyek?

Bagi banyak orang, judul manajer proyek tidak terlalu berarti. Ini mungkin tampak seperti judul yang lembut untuk duduk dan mengawasi. Sementara pengawasan merupakan salah satu bagian penting dari pekerjaan, banyak hal yang masuk ke manajemen proyek daripada hanya melihat setiap orang bekerja.

Manajemen proyek sering dikaitkan dengan bidang seperti teknik dan konstruksi dan, akhir-akhir ini, perawatan kesehatan dan teknologi informasi (TI), yang biasanya memiliki seperangkat komponen kompleks yang harus diselesaikan dan dirakit dalam mode yang ditetapkan untuk dibuat. sebuah produk yang berfungsi. Tapi apa pun industri ini, manajer proyek cenderung memiliki pekerjaan yang hampir sama.

Seorang Manajer Proyek Berencana:

Dari awal sampai akhir, setiap proyek memerlukan sebuah rencana yang menjelaskan bagaimana hal-hal akan turun, bagaimana pembangunannya dan bagaimana mereka akan selesai. Misalnya, dalam arsitektur, rencananya dimulai dengan sebuah ide, berlanjut ke gambar dan beralih ke penyusunan cetak biru, dengan ribuan potongan kecil saling bersatu di antara setiap langkah. Arsitek hanya satu orang yang menyediakan satu potongan teka-teki. Manajer proyek menempatkan semuanya bersama-sama.

Seorang Manajer Proyek Memfasilitasi: Bila ada tim besar yang mengerjakan sebuah proyek tunggal, komunikasi dapat dengan cepat rusak. Hal ini terutama berlaku bila beberapa bagian pekerjaan dioutsourcing. Misalnya, jika Anda ingin memulai sebuah perusahaan yang menjual widget secara online, Anda perlu membangun sebuah situs web, membuat pemasaran Anda bersama, berbicara dengan pemasok, menemukan kru penjualan dan meminta seseorang bertanggung jawab atas pengiriman.Sebagai usaha kecil, Anda tidak akan memiliki semua yang dilakukan di rumah, jadi Anda bertindak sebagai manajer proyek untuk membawa semua keping bersama-sama dan memfasilitasi kerja sama dan kolaborasi. (Untuk lebih lanjut, lihat

Bagaimana Pekerjaan Manajemen Proyek Agile .) Seorang Manajer Proyek Melakukan PR: Hubungan masyarakat adalah bagian besar dari bisnis apa pun. Tidak cukup hanya memastikan bahwa perusahaan memiliki pandangan yang baik di mata publik; hubungan masyarakat internal bertujuan untuk memastikan bahwa kepala perusahaan mengetahui apa yang sedang terjadi dan memegang pandangan yang baik mengenai departemen tersebut. Manajer proyek bertanggung jawab untuk memastikan bahwa orang-orang yang lebih tinggi tetap berada dalam lingkaran dan tahu apa yang sedang terjadi.

Seorang Manajer Proyek Menutup: Setiap proyek memiliki anggaran dan kerangka waktu. Blow salah satu dari mereka, dan keseluruhan proyek mungkin hilang. Manajer proyek memastikan agar segala sesuatunya berjalan lancar, tepat waktu dan sesuai anggaran. Itu berarti ketika kerangka waktu akan segera berakhir, manajer dapat membuat semua anggota tim mengerjakan proyek agar selesai sesuai jadwal.

Contoh Tanggung Jawab Manajer Proyek Misalkan seorang manajer proyek bertugas memimpin sebuah tim untuk mengembangkan produk perangkat lunak. Dia memulai dengan mengidentifikasi lingkup proyek. Kemudian dia menugaskan tugas ke tim proyek; Tim ini bisa mencakup pengembang, insinyur, penulis teknis dan spesialis penjaminan mutu. Manajer proyek membuat jadwal dan menentukan tenggat waktu. Seringkali dia menggunakan representasi visual dari alur kerja, seperti grafik Gantt dan grafik PERT, untuk menentukan tugas mana yang harus diselesaikan oleh departemen mana. Dia menetapkan anggaran yang mencakup dana yang cukup untuk menjaga agar anggaran proyek tetap dalam menghadapi kontinjensi yang tidak terduga. Manajer proyek juga memastikan tim memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk membangun, menguji dan menerapkan produk perangkat lunak.

Ketika sebuah perusahaan IT besar seperti Cisco Systems Inc. mengakuisisi perusahaan-perusahaan kecil, bagian penting dari tugas manajer proyek adalah untuk mengintegrasikan anggota tim proyek dari berbagai latar belakang dan menanamkan rasa tujuan kelompok untuk mencapai tujuan akhir. Manajer proyek mungkin memiliki beberapa pengetahuan teknis namun juga memiliki tugas penting untuk mengambil visi perusahaan tingkat tinggi dan memberikan hasil yang nyata tepat waktu dan sesuai anggaran.

Jelas, seorang manajer proyek harus memiliki manajemen organisasi dan manajemen waktu yang murni. Namun, meski perhatian terhadap detail adalah kunci, dia juga harus dapat memvisualisasikan sebuah proyek secara keseluruhan untuk memastikan bahwa semuanya berjalan dengan baik. Seorang manajer proyek yang baik adalah pemimpin yang hebat dalam situasi apapun, mahir dalam keterampilan interpersonal dan berpikir dengan cepat, dan mampu merancang solusi kreatif untuk masalah. (Lihat juga

Pertanyaan Wawancara Umum untuk Manajer Proyek

. Manajemen Proyek Agile Industri perangkat lunak komputer adalah salah satu yang pertama menggunakan metodologi tertentu yang disebut manajemen proyek tangkas. Dengan dasar yang berasal dari dua belas prinsip inti Manifesto Agile, manajemen proyek tangkas adalah proses berulang yang berfokus pada pemantauan dan penyempurnaan kiriman yang terus menerus.Intinya, kiriman berkualitas tinggi merupakan hasil dari memberikan nilai pelanggan, interaksi tim dan beradaptasi dengan keadaan bisnis saat ini. Tidak seperti manajemen proyek Waterfall, metode yang lebih tradisional, manajemen proyek tangkas tidak mengikuti pendekatan tahap demi tahap yang berurutan. Sebagai gantinya, tahapan proyek diselesaikan sejajar satu sama lain oleh berbagai anggota tim dalam sebuah organisasi. Pendekatan ini dapat menemukan dan memperbaiki kesalahan dalam proyek tanpa harus memulai ulang seluruh prosedur.

Manajemen proyek tangkas memberikan lebih banyak fleksibilitas dalam deteksi kesalahan selama tahap proyek, yang menghasilkan kesalahan lebih sedikit secara konsisten daripada Waterfall, yang hanya dapat menguji bug selama tahap perkembangan. Dalam pengembangan perangkat lunak, pendekatan tangkas biasanya digunakan untuk membantu bisnis merespons ketidakpastian. Dalam Siklus Hidup Pengembangan Perangkat Lunak (SDLC), anggota tim dilibatkan dalam tahap kebutuhan, perancangan, pengembangan dan pengujian. Yang terpenting, teknik tangkas melibatkan gambaran umum efisiensi tugas agar anggota tim dapat menyesuaikan perilaku dan prosedur yang sesuai.

Manajemen Proyek Agile

Manajemen proyek tangkas menggunakan seperangkat alat yang fokus sempit.

Metode scrum

fokus pada loop umpan balik empiris untuk menyesuaikan kompleksitas dan ketidakpastian yang biasanya ditemukan dalam pengembangan perangkat lunak. Pengambilan keputusan didasarkan pada hasil pengamatan setelah interval pendek yang dikenal sebagai sprint. Selama setiap sprint, produk yang teruji disimpan dalam status ready-to-ship setiap saat. Secara keseluruhan, scrum adalah seperangkat peran, tanggung jawab dan umpan balik yang tetap konsisten selama proyek berlangsung. Menghapus kesalahan yang dapat diprediksi dalam proses ini memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah belajar dan beradaptasi dengan kesalahan masa depan. Pemilik produk, tim dan master scrum merupakan bagian integral dari kesuksesan scrum. Pemilik produk bertanggung jawab untuk mengawasi, mengkomunikasikan dan membangun visi proyek. Tim bertanggung jawab untuk memenuhi tujuan masing-masing sprint secara otonom. Bekerja dengan pemilik dan tim produk, master scrum memfasilitasi penyelesaian tujuan dengan menghilangkan hambatan apa pun.

• Metodologi Lean berfokus terutama pada perbaikan terus menerus proses melalui penghapusan limbah. Limbah adalah akar aktivitas yang tidak menguntungkan dan terdiri dari cacat, overproduksi, transportasi, menunggu, persediaan, gerak dan pengolahan. Dengan membuang limbah, organisasi dapat meningkatkan value stream mereka dan secara efektif memberikan peningkatan nilai bagi pelanggan mereka; Pada akhirnya, nilai pelanggan tercipta melalui proses dengan zero waste. Dengan perbaikan terus menerus sepanjang proses, kesalahan dalam deliverable proyek diminimalkan secara efektif. Individu yang memenuhi kriteria tertentu dapat menjadi bersertifikat Lean Six Sigma, sehingga memvalidasi pengetahuan dan penerapan metodologi lean mereka dalam praktik bisnis.
• Zara Agile Supply Chain Aplikasi manajemen proyek tangkas tidak terbatas pada industri TI.Peritel pakaian Zara telah menggunakan model tangkas untuk mengubah dirinya menjadi salah satu rantai paling berharga di dunia. Alih-alih mengandalkan produksi luar, proses seperti desain, manufaktur dan pergudangan tetap internal. Desainer dan manajer produk bertanggung jawab atas pesanan awal dan tanggapan di musim. Alih-alih berfokus pada produksi besar sebelum musim baru, Zara memproduksi pakaian dalam kelompok kecil. Akibatnya, perusahaan menghindari persediaan tinggi dan penurunan harga yang mengikis.

Berkat kelincahan internal, perusahaan dapat mengirimkan produk baru ke toko hanya dalam 15 hari. Setelah prinsip dasar tangkas memungkinkan Zara untuk fokus pada menciptakan nilai pelanggan, tim pengorganisasian sendiri dan kiriman siklus pendek tapi berkualitas tinggi.

Agile Pro and Cons

Manajemen Proyek Agile dapat mengurangi biaya terkait kesalahan melalui perbaikan dan perubahan terus-menerus dalam siklus perencanaan. Melalui interaksi tim konstan pada interval pendek, kesalahan dapat dengan cepat terdeteksi, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk memulai kembali proyek. Akibatnya, setiap pekerjaan berulang yang diperlukan tidak merugikan organisasi sebanyak yang seharusnya terjadi. Demikian juga, metodologi tangkas membantu memastikan produk akhir paling efektif memenuhi kebutuhan pelanggan.

Sementara proses tangkas mengalami kenaikan yang luar biasa, proses ini tidak sesuai untuk semua organisasi. Agility bergantung pada anggota tim yang sangat terampil yang bisa berkolaborasi tapi juga bekerja secara mandiri. Setiap lubang di antara tim bisa menjadi mahal dan menyita banyak waktu bagi organisasi. Misalnya, metode tangkas tidak sesuai untuk industri konstruksi, karena kurangnya kiriman yang iteratif.