Enterprise Resource Planning (ERP) adalah metodologi yang berorientasi pada proses yang mengintegrasikan sistem yang digunakan di berbagai departemen perusahaan, memungkinkan arus informasi yang mudah dan seragam di bawah kontrol yang ditentukan, dibantu oleh penggunaan aplikasi perangkat lunak dan praktik terbaik yang didefinisikan.

Artikel ini menjelaskan alat yang digunakan dalam ERP dan karakteristik mereka untuk berbagai fungsi yang mereka minati. Untuk lebih memahami alatnya, mari kita mulai dengan persyaratan fungsional.

Apa yang dibutuhkan dari sistem ERP?

Setiap sistem ERP pada dasarnya perlu memenuhi persyaratan fungsional berikut.

Ini harus menjadi sistem terpadu, dengan aplikasi dan antarmuka yang mudah digunakan, yang bekerja secara lancar di beberapa departemen dengan akses terkontrol yang diperlukan

• Database umum (atau beberapa tapi basis data bersama) dapat diakses melalui aplikasi yang berbeda > Cari dan laporkan utilitas untuk menghasilkan laporan berdasarkan berbagai parameter (seperti "semua pesanan yang tidak terkirim mulai dari kemarin di kategori 'mainan'")
• Skalabilitas, penyesuaian dan integrasi modul ad hoc yang mudah, sesuai kebutuhan
• Alat yang memenuhi persyaratan ERP

:

Untuk memenuhi kebutuhan persyaratan fungsional yang disebutkan di atas, alat dan aplikasi berikut secara mandat diintegrasikan ke dalam sistem ERP. Manajemen penyimpanan data dan pengelolaan informasi dengan alur kerja yang mapan di berbagai departemen dan fungsi merupakan tulang punggung dari setiap sistem ERP. Beberapa solusi dan alat tersedia untuk penyimpanan data, termasuk database relasional dari perusahaan seperti Oracle, Sybase, DB2 dan penawaran gratis open source seperti Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, dan lain-lain. Alat pengelolaan informasi lainnya mungkin mencakup Content Management Systems (CMS) dan aplikasi repositori.

Bergantung pada industri dan fungsi yang dibutuhkan, yang sesuai perlu dipilih. Pabrikan mungkin menemukan database transaksional seperti Oracle atau MySQL agar lebih relevan karena data berbasis transaksi bergerak melalui berbagai status (mulai dari manufaktur hingga persediaan hingga ketertelusuran hingga penjualan hingga status penawaran). Di sisi lain, sebuah perusahaan penulisan konten online dapat menemukan sistem repositori CMS dengan kontrol versi yang lebih sesuai untuk kebutuhan mereka.

Database atau repositori bisa berupa database terpusat tunggal, atau banyak dengan data otomatis mengalir dari satu database ke database lainnya. Alur kerja yang didefinisikan memastikan pergerakan data yang mulus. Database dapat di-host secara lokal atau jarak jauh, atau bahkan di awan. · Aplikasi dan antarmuka dengan kontrol izin yang sesuai

:

Penyimpanan dan pengelolaan data memerlukan akses baca-saja atau pengeditan untuk memproses data.Setelah item dibuat, mereka harus diberi tanda sebagai persediaan siap pakai. Bagian manajemen stok kemudian memperbaruinya sebagai barang siap dijual. Setelah pembelian, barang tersebut harus diperbarui ke status penjualan dan sebagainya. Untuk mencapai hal ini, aplikasi dan antarmuka yang mudah digunakan menjadikannya bagian integral dari sistem ERP yang juga memiliki kontrol dan perizinan yang ditetapkan. Untuk e. g. , sekali barang ditandai sebagai dijual, hanya operator departemen logistik yang harus bisa memperbaruinya lebih jauh, sementara yang dari departemen manufaktur atau inventaris hanya mendapatkan akses hanya untuk melihat.

Demikian pula, untuk menulis materi alat ERP, setelah seorang penulis mengirimkan konten ke editor untuk ditinjau, hanya editor yang bisa memodifikasinya, untuk menghindari duplikasi dan konflik konten.

Untuk mengaktifkan kontrol berbasis izin, aplikasi dan antarmuka yang akan dibangun, solusi ERP apa pun yang mungkin berbasis browser, instalasi desktop atau tablet / aplikasi seluler. Tim manufaktur di lokasi stasioner akan memilih antarmuka berbasis desktop, sementara tim penjualan terus-menerus bergerak akan mendapatkan keuntungan dari antarmuka berbasis browser atau aplikasi seluler.

· Sistem Manajemen Workflow :

Sistem ERP merupakan beberapa modul dan repositori data dimana pembaruan dan tindakan data mengikuti urutan yang didefinisikan secara logis berdasarkan kebutuhan bisnis. Ini merupakan alur kerja. Alur kerja bisa dianggap sebagai pikiran yang mengendalikan berbagai fungsi tubuh (aliran darah, udara, makanan dan perlengkapan lainnya, gerakan bagian tubuh, dll.). Alur kerja yang jelas dengan akses yang tepat di berbagai tingkat merupakan bagian penting dari solusi ERP manapun.

Alat yang umum digunakan yang diterapkan dalam kerangka ERP meliputi Workflow Agiloft, WorkflowGen, Inceptico DMS, Manajemen Bisnis Intelex, SimpleECM, dll.

<

Perangkat Pelaporan / Dasbor : Tingkat manajemen, tingkat departemen , tingkat tim atau generasi laporan tingkat individu adalah persyaratan penting lain untuk sistem ERP. Biasanya tersedia dalam bentuk dasbor (dengan tampilan data real-time - menunjukkan info seperti perintah yang diterima namun belum dikirim, pembayaran gagal pada minggu lalu, dll.) Atau laporan yang dapat disesuaikan yang dihasilkan dalam kata atau data umum - mengedit aplikasi seperti spreadsheet

Sebagian besar alat pelaporan dan dasbor beroperasi secara real-time (atau dengan jeda waktu minimal). Seperti aplikasi yang digunakan oleh departemen untuk pembaruan data, tampilan alat / dasbor pelaporan ini tersedia sebagai instalasi berbasis browser atau desktop. Mereka juga menyertakan fitur pelaporan akhir hari yang menawarkan email laporan dengan grafik / grafik / tabel sebagai lampiran Microsoft Excel atau Word.

·

Alat Komunikasi : Di dalam sistem yang bekerja di banyak departemen, komunikasi adalah wajib. Sistem ERP memfasilitasi hal ini dengan menawarkan alat untuk pembuatan pesan otomatis berdasarkan pesanan, pesan instan, obrolan atau fitur siaran umum di tingkat individu dan kelompok. Katakan sekali bahwa pesanan ditandai sebagai "Ready to Ship", mailer otomatis harus dipicu ke departemen logistik untuk memulai proses pengiriman; Atau jika dapur toko pizza mengalami masalah, pesan siaran umum dapat dikirim ke semua departemen lain agar berhenti mengambil pesanan lebih lanjut.

Fungsi olahpesan cepat lainnya (seperti yang dari Lync, Chatter atau Yammer) digabungkan untuk memungkinkan komunikasi mudah dan cepat.

Selain alat di atas yang merupakan bagian integral dari sistem ERP, ada beberapa tambahan yang dapat diintegrasikan sesuai kebutuhan:

· Analytical Tools :

A Banyak alat analisis dapat diintegrasikan dalam sistem ERP untuk intelijen bisnis, analisis prediktif, data mining dan analisis terkait. Alat analisis ini digunakan untuk mendapatkan wawasan berharga untuk menciptakan keputusan bisnis strategis berdasarkan data yang ada (seperti melacak perilaku konsumen seputar belanja liburan, hasil perbandingan untuk produk di rak berwarna merah yang memiliki lebih banyak penjualan daripada yang ada di rak berwarna biru, dll. Sistem ERP juga dapat mengintegrasikan alat untuk mengalokasikan sumber daya lintas departemen dan tugas (untuk industri padat karya).
Alat ini bekerja berdasarkan prinsip sederhana waktu yang ditentukan yang diambil oleh sebuah tugas / proyek terhadap jadwal ketersediaan sumber daya. Pada penyelesaian tugas, sumber daya secara otomatis diberi tugas baru yang sesuai dengan keahliannya, atau dimasukkan ke dalam kolam untuk tugas selanjutnya. Alat memiliki fungsi untuk intervensi manual di tingkat supervisor jika ada penundaan. Manfaat mencakup visibilitas yang jelas tentang beban kerja saat ini dan masa depan, pemanfaatan sumber daya yang optimal, kemungkinan menjelajah otomasi, dll.

·

Fitur tambahan lainnya

: Sistem ERP dapat mengintegrasikan modul untuk Manajemen Sumber Daya Manusia, Manajemen Proyek, Waktu Sistem Pelacakan, Manajemen Dokumen, dll, sesuai kebutuhan bisnis. Ada sejumlah besar alat yang tersedia khusus untuk setiap jenis industri dan fungsi, dan vendor ERP memberikan bantuan mereka kepada klien yang tertarik untuk memilih yang paling sesuai. Internet selalu tersedia untuk self-help untuk mendapatkan info yang dibutuhkan. Garis Bawah :

ERP adalah kerangka kerja yang kompleks untuk diimplementasikan dan biasanya membutuhkan vendor yang berdedikasi untuk implementasi. Dua kemacetan besar yang diidentifikasi dengan implementasi ERP adalah biaya tinggi dan kegagalan untuk mematuhi praktik terbaik. Meskipun biaya dapat dikurangi sampai batas tertentu dengan penilaian yang cermat dari vendor dan penilaian alat open source yang berbeda, tantangan kegagalan lainnya karena kurangnya kepatuhan terhadap praktik terbaik dapat dikurangi dengan pelatihan yang terfokus kepada karyawan. Penilaian yang tepat pada tahap awal, bermitra dengan vendor dengan keahlian yang tepat dan bersikap jelas mengenai persyaratan sejak awal akan membantu penerapan ERP secara efisien dan sukses.