Ada banyak alasan bagus untuk membuat buku pegangan karyawan yang komprehensif. Pertama, ada aspek hukum, di mana ia memberikan perlindungan tertentu jika terjadi kesalahan. Kedua, ini cara mudah untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan tertentu. Akhirnya, ini membantu mengarahkan karyawan menuju perilaku yang benar dan memberi mereka kerangka acuan saat Anda tidak hadir.

1. Perlindungan Hukum

Mungkin yang paling jelas adalah aspek hukum, di mana panduan yang jelas dapat membantu melindungi perusahaan Anda dari tuntutan hukum jika seorang karyawan bertindak bertentangan dengan instruksi. Dengan memberikan daftar rinci tentang hal-hal yang tidak boleh dilakukan oleh karyawan, menjadi jelas bagi pengadilan bahwa karyawan tersebut tidak bertindak atas nama perusahaan Anda saat dia secara eksplisit melanggar peraturan dan menyebabkan kerusakan pada pelanggan. Sebaliknya, jika panduannya tidak jelas - atau lebih buruk lagi, hanya kata verbal - menjadi jauh lebih sulit bagi perusahaan Anda untuk membuktikan ketidakbersalahannya.

Jika seorang karyawan menyebabkan kerugian pada pekerjaannya sendiri, sama pentingnya untuk dapat menunjukkan bahwa ada prosedur terdokumentasi dan aman yang dipilih karyawan tersebut untuk diabaikan.

Penting juga untuk menjelaskan perilaku yang benar antara karyawan dengan tidak pasti, sehingga jelas perusahaan tidak memiliki toleransi terhadap perilaku yang tidak pantas. Hal ini dapat sangat penting dalam kasus tuntutan hukum pelecehan, ketika penggugat dapat menarik perusahaan Anda ke dalam kekacauan dengan alasan bahwa Anda tidak melakukan cukup untuk mencegahnya.

2. Kepatuhan terhadap Hukum Ketenagakerjaan

Ada undang-undang ketenagakerjaan federal dan negara bagian yang memerlukan informasi tertentu yang harus diberikan secara tertulis kepada karyawan Anda. Kegagalan untuk mematuhi dapat mengakibatkan denda, denda dan tuntutan hukum oleh karyawan yang menganggap diri mereka dianiaya.

Buku pegangan karyawan harus selalu menyertakan kebijakan cuti perusahaan Anda, seperti cuti medis keluarga. Bergantung pada ukuran perusahaan Anda, mungkin ada undang-undang federal dan negara bagian yang memberlakukan sejumlah hari libur yang tidak dibayar untuk penyakit parah, merawat anggota keluarga yang sakit atau kelahiran anak. Undang-undang federal sampai 12 minggu dalam periode 12 bulan tertentu, namun undang-undang negara berbeda-beda.

Kompensasi pekerja adalah penyertaan wajib lainnya dalam buku pegangan ini. Meskipun tidak ada persyaratan federal untuk memasukkan informasi comp pekerja dalam sebuah buku pegangan, banyak negara meminta agar pekerja diberi informasi ini secara tertulis. Demikian juga, memberi tahu karyawan Anda informasi tertulis tentang kebijakan anti-diskriminasi perusahaan Anda seringkali wajib dilakukan.

Juga bijaksana untuk memeriksa undang-undang setempat dan negara bagian apa informasi yang perlu Anda berikan secara tertulis kepada karyawan Anda mengenai manfaat, cuti militer, hak pekerja penyandang cacat, kebijakan tentang menyusui, kebijakan meninggalkan korban kejahatan, dan kasus pengadilan dan kebijakan cuti juri.

3. Perilaku Karyawan

Buku pegangan dapat bekerja sebagai cara positif untuk mengarahkan karyawan Anda menuju perilaku yang diinginkan. Dengan menjelaskan nilai dan prioritas utama perusahaan, karyawan Anda memiliki kerangka kerja untuk menghadapi situasi dan pelanggan yang tidak terduga. Bahkan di perusahaan kecil, ada kalanya Anda tidak siap untuk membuat keputusan langsung.

Buku pegangan karyawan juga harus membantu karyawan memahami struktur perusahaan, seperti bagaimana pembayaran lembur dihitung, berapa pajak yang dipotong, jadwal kerja, proses peninjauan kinerja, dan sistem pembagian bonus atau bagi hasil.

Di dunia yang semakin canggih sekarang, sebaiknya juga menyertakan bagian tentang perilaku digital. Ini bisa mencakup segala hal mulai dari etiket email dan tanda tangan seragam hingga keamanan kata sandi dan kebijakan Anda untuk menggunakan media eksternal seperti stik memori dengan peralatan perusahaan. Berhati-hatilah jika karyawan Anda memiliki akses ke semua jenis data pelanggan untuk mencegah penanganan informasi pribadi yang tidak tepat.

Sertakan isu-isu yang berkaitan dengan hubungan media. Seorang karyawan yang dikutip dalam berita umumnya dianggap berbicara untuk perusahaan, oleh karena itu, buku pegangan karyawan harus memberikan panduan yang jelas dalam kasus pertanyaan media.