Penting untuk memiliki informasi yang andal dan akurat saat membuat keputusan. Pemimpin besar melihat staf mereka untuk wawasan yang tepat waktu. Demikian pula, klien membuat keputusan berdasarkan informasi yang diberikan oleh manajer investasi mereka. Karena informasi ini penting untuk proses pengambilan keputusan, klien harus memiliki data yang andal dan akurat, tepat waktu dan relevan. Jika klien menerima informasi yang tidak akurat atau tidak tepat waktu, kesimpulannya mungkin salah, tidak pantas dan bahkan berbahaya. Memiliki informasi yang tepat sangat penting, sehingga manajer harus memberi prioritas tinggi pada komunikasi klien. (Lihat lebih, di sini: Etika Pengelola Aset: Klien dan Loyalitas.)

Tepat waktu dan tepat

Rencana komunikasi harus menguraikan frekuensi komunikasi serta format dan pihak yang bertanggung jawab atas rencana tersebut. "Mengembangkan dan memelihara praktik komunikasi yang jelas, sering, dan menyeluruh sangat penting untuk menyediakan layanan keuangan berkualitas tinggi kepada klien," saran CFA Institute. Tanggung jawab utama manajer adalah bertindak atas nama klien. Ketika klien menerima komunikasi yang jelas, melalui rencana yang dirancang dengan baik dan dilaksanakan, maka mereka dapat membuat keputusan yang tepat. Komunikasi dapat bervariasi menurut perusahaan, namun rencana komunikasi standar harus mencakup komponen berikut:

1. Pertama, klien perlu memahami pendekatan manajer terhadap investasi. Manajer harus mengkomunikasikan proses investasi - apa yang berkontribusi pada keputusan investasi dan komponen atau masukan apa yang tidak terpisahkan dari analisis. Selain itu, manajer harus memberi tahu klien tentang batasan analisis dan mendidik mereka mengenai sumber informasi yang mereka gunakan untuk mencapai kesimpulan investasi mereka. Yang penting, mereka juga perlu mengungkapkan kapan perubahan dilakukan terhadap proses investasi dan faktor risiko yang mungkin menyertai perubahan dalam proses. Misalnya, memahami karakteristik investasi penting dalam menentukan kesesuaian investasi untuk klien dan bagaimana hal itu sesuai dengan keseluruhan portofolio klien.
2. Risiko potensial, terutama karena berkaitan dengan tingkat pengembalian yang diharapkan, harus disertakan dalam rencana komunikasi. Ini mungkin termasuk risiko kredit, risiko keuangan (khususnya, penggunaan leverage atau derivatif keuangan), dan risiko pasar secara keseluruhan. Manajer harus mendiskusikan potensi dampak dari risiko pada tesis investasi. Selain itu, setiap perubahan karakteristik risiko pada strategi portofolio penting untuk diungkapkan.
3. Klien harus diberi tahu tentang penggunaan manajer eksternal untuk mengelola sebagian aset klien.Dampak pada diversifikasi portofolio, tingkat aset dan tingkat pengembalian yang dihasilkan harus didiskusikan dengan klien sehingga mereka dapat memahami bauran portofolio dan bagaimana pengaruh manajer luar dan mempengaruhi keseluruhan portofolio.

Bentuk atau cara komunikasi yang berbeda harus digunakan dalam rencana. Laporan tertulis adalah mode komunikasi tradisional, namun informasi harus dikomunikasikan dengan menggunakan berbagai media. Pertemuan langsung, percakapan telepon, dan ledakan email adalah bentuk lain yang harus menyertai laporan tertulis.

Selain memastikan agar rencana komunikasi selesai dan akurat, informasi harus disampaikan tepat waktu. Informasi yang akurat tidak baik jika sudah kadaluarsa. Rencana komunikasi harus diuraikan saat komunikasi reguler harus diharapkan. Misalnya, laporan tertulis dan lisan bulanan, kuartalan atau tahunan adalah komunikasi reguler yang khas. Laporan ad hoc, seperti mengkomunikasikan perubahan dalam proses atau lingkungan pasar yang tidak biasa, harus disertakan dalam rencana juga.

Garis Dasar

Hubungan klien-manajer diperkuat oleh rencana komunikasi yang mencakup informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu. Klien hanya bisa membuat keputusan yang tepat tentang portofolio untuk memenuhi kebutuhan dan tujuan investasi mereka jika informasi yang mereka terima akurat dan tepat waktu. Informasi yang akurat mencakup diskusi mengenai proses pembuatan investasi, bagaimana manajer membuat keputusan, setiap perubahan terhadap proses dan risiko yang terkait. Informasi ini, meskipun, hanya berguna jika diberikan segera. Informasi terkini atau spekulatif tidak akan membantu klien membuat keputusan, dan bisa berbahaya. Rencana komunikasi juga perlu memasukkan mode atau pengiriman untuk komunikasi, yang harus mencakup berbagai media seperti laporan tertulis, pertemuan orang dan varietas ad-hoc lainnya. Jika diformulasikan dengan baik, rencana komunikasi akan bertindak sebagai jembatan penting antara klien dan manajer. (Baca lebih lanjut, berikut topiknya, di sini: Etika Pengelola Aset: Bertindak secara Profesional dan Etis )