Korespondensi profesional yang mendorong amplop

Korespondensi profesional yang mendorong amplop

Banyak perwakilan terdaftar yang berpengalaman yang secara tidak sengaja telah melanggar peraturan yang mengatur korespondensi untuk memberi nilai tambah pada komunikasi klien dengan menjual silang berbagai produk dan layanan. Hal ini membuat memiliki pemahaman yang solid tentang literatur korespondensi dan penjualan yang penting bagi prinsipal yang terdaftar. Pada artikel ini, kami akan memberikan beberapa petunjuk tentang bagaimana membedakan keduanya dan memberikan beberapa contoh tentang korespondensi yang tepat.

Komunikasi dengan Publik National Association of Securities Dealers (NASD) menetapkan Aturan 2210 dan 2211 untuk memberikan perbedaan yang jelas antara literatur korespondensi dan penjualan. Untuk melihat peraturan ini, lihat situs NASD untuk Aturan 2210 dan 2211.) Secara umum, peraturan tersebut menjelaskan jenis informasi apa yang dapat disertakan dalam korespondensi klien versus literatur penjualan, termasuk batasan distribusi informasi tersebut. Bila diperlukan, peraturan ini menyediakan prinsipal terdaftar dengan metodologi untuk menilai apakah isi korespondensi dimaksud melintasi batas penjualan literatur penjualan.

Apa itu korespondensi?
Definisi korespondensi NASD terdiri dari surat tertulis atau pesan email yang didistribusikan oleh anggota kepada satu atau lebih dari pelanggan ritel yang ada, dan kurang dari 25 pelanggan ritel prospektif, dalam periode 30 hari kalender.

Salah satu mitos umum tentang korespondensi adalah bahwa karena diarahkan pada klien saat ini, isinya mungkin lebih berorientasi pada penjualan. Namun, kepala sekolah yang terdaftar harus ingat bahwa korespondensi masih tunduk pada persyaratan pengawasan dan peninjauan kembali Peraturan NASD 3010 (d) dan korespondensi tersebut memerlukan tinjauan kepala sekolah yang terdaftar saat distribusinya melebihi batasan 25/30 (25 pelanggan dalam 30 kalender- hari) dan / atau saat konten membuat rekomendasi keuangan atau investasi atau mempromosikan produk atau layanan anggota.

Apa itu literatur penjualan?
Definisi literatur penjualan sangat luas, yang mungkin menjelaskan mengapa beberapa perwakilan terdaftar secara keliru memasukkan beberapa elemen literatur penjualan dalam korespondensi klien. NASD mendefinisikan literatur penjualan sebagai: "Setiap komunikasi tertulis atau elektronik, (selain cetak ulang, cetak material, korespondensi kelembagaan yang independen, dan korespondensi), yang umumnya didistribusikan atau tersedia secara umum untuk pelanggan atau masyarakat umum, termasuk surat edaran, laporan penelitian, surat pasar, laporan kinerja atau ringkasan, surat formulir, skrip telemarketing, teks seminar, cetak ulang (yang tidak dicetak ulang secara terpisah) atau kutipan dari literatur penjualan atau artikel publikasi lainnya, dan siaran pers mengenai produk atau layanan anggota "(< Aturan NASD 2210 ). Ketika Korespondensi Menjadi Literatur Penjualan

Industri jasa keuangan terkenal karena memaksimalkan setiap kesempatan untuk mempromosikan jajaran produk dan layanannya kepada klien. Penjualan silang biasanya melibatkan misdirecting perwakilan terdaftar yang tidak berpengalaman untuk mendiskusikan "peluang" lain dengan klien mereka di semua titik kontak, yang (sayangnya) mencakup korespondensi.
Jika Anda ingin mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang bagaimana penyesatan tersebut terjadi, lihat korespondensi mengejek berikut ini:

ABC Investments

123 Anywhere Street
Anytown, USA 71264
Ellen Smith
256 Clearwater Street
Fairfax, Virginia23599

Dear Mrs Smith:

Tujuan dari surat ini adalah untuk mengkonfirmasi pertukaran Anda dari ABC Blue Chip Fund ke Dana Capai Besar ABC. Menurut IRS, pertukaran ini merupakan penjualan sekuritas. Kami mendesak Anda untuk berbicara dengan penasihat pajak dan penasihat Anda tentang bagaimana pertukaran ini dapat memengaruhi situasi Anda.
Versi terbaru dari prospektus harga Capas Besar ABC juga disertakan untuk ulasan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang transaksi ini, atau masalah lain yang terkait dengan ABC Investments, silakan hubungi Customer Service kami di 877-555-2300, Senin sampai Jumat, antara jam 8: 00-5: 00 pm CST.
Terima kasih, Nyonya Smith, karena menjadi bagian dari keluarga Investigasi ABC.
Hormat kami,
Bob Wilson
Presiden, ABC Investments
ABC Investments

Anggota SIPC Gambar 1: Komunikasi ini menggambarkan cara yang tepat untuk membuat korespondensi.

ABC Investments
123 Anywhere Street Anytown, USA 71264
Ellen Smith
256 Clearwater Street

Fairfax, Virginia23599

Dear Mrs. Smith:

Tujuan dari ini surat adalah untuk mengkonfirmasi pertukaran Anda dari ABC Blue Chip Fund ke ABC Large Cap Growth Fund. Menurut IRS, pertukaran ini merupakan penjualan sekuritas.
Namun, ABC Investments ingin membuat Anda sadar bahwa kami memiliki beberapa produk yang diuntungkan pajak yang dapat mengurangi dampak perpajakan selama pertukaran dana dalam Keluarga Investasi ABC Funds. Kami mendesak Anda untuk berbicara dengan penasihat pajak dan penasihat Anda tentang bagaimana pertukaran ini dapat memengaruhi situasi Anda. Versi terbaru dari prospektus harga Capas Besar ABC juga disertakan untuk ulasan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang transaksi ini, atau masalah lain yang terkait dengan ABC Investments -
termasuk produk yang diuntungkan pajak yang sesuai untuk memenuhi tujuan dan sasaran investasi Anda - hubungi Customer Service kami di 877- 555-2300, Senin sampai Jumat, antara jam 8: 00-5: 00 pm CST. Terima kasih, Nyonya Smith, karena menjadi bagian dari keluarga Investigasi ABC.
Hormat kami,

Bob Wilson
Presiden, ABC Investments
ABC Investments Member SIPC

Gambar 2: Komunikasi ini menggambarkan cara yang paling umum perwakilan terdaftar melanggar peraturan korespondensi dan melewati batas penjualan literatur.Bagian yang dicetak miring menekankan batas-batas yang dilewati.

Peran Prinsipal Terdaftar

Sebagai kepala sekolah yang terdaftar, Anda harus memahami kebutuhan pola pikir dan pelatihan perwakilan terdaftar yang Anda awasi. Dalam banyak kasus, titik pendeteksian kritis - titik di mana seorang kepala sekolah yang terdaftar harus menentukan apakah sepotong komunikasi tertentu melintasi garis dari korespondensi dengan literatur penjualan - menilai maksud penulis dan tujuan komunikasi. Tanyakan juga pada diri Anda apakah komunikasi diprakarsai oleh klien atau dihasilkan dari penyelidikan atau transaksi baru-baru ini.
Jika, misalnya, klien melakukan perdagangan atau pertukaran, biasanya akibat peristiwa pemicu, seperti menggulirkan aset program pensiun, meningkatkan jumlah investasi atau melakukan diversifikasi alokasi. Karena itu adalah pengetahuan umum di antara perwakilan terdaftar yang memicu kejadian memberikan jendela kesempatan yang sangat berbeda untuk promosi, kemungkinan besar komunikasi yang dihasilkan dari transaksi klien akan dipandang sebagai jendela peluang yang meyakinkan daripada sebuah transaksi standar yang menjamin sebuah bentuk respon surat

Kesimpulan

Haruskah perwakilan terdaftar dituntut untuk menutup jendela ini? Tidak. Pertumbuhan industri jasa keuangan bergantung pada kemampuan perwakilan terdaftar untuk meningkatkan nilai layanan dan nasehat mereka kepada klien, terutama melalui praktik penjualan silang yang terbukti. Jadi, alih-alih menutup jendela peluang, mungkin kepala sekolah yang terdaftar harus dikenai tuduhan:
Meyakinkan perwakilan yang terdaftar bahwa "nilai" korespondensi

  1. adalah layanan, bukan penjualan silang itu Platform yang paling menarik untuk mempromosikan perusahaan adalah melalui literatur penjualan, bukan korespondensi.
  2. Untuk informasi tambahan mengenai literatur korespondensi dan penjualan, bacalah Pemberitahuan tentang NASD berikut ini: 06-48 SEC menyetujui amandemen peraturan NASD 2210 dan 2211 untuk meminta pengungkapan biaya dan biaya atas kinerja reksa dana. Bahan Penjualan; Tanggal Efektif: 1 April 2007

04-36 SEC Menyetujui Peraturan yang Diusulkan oleh NASD 9550 Series on Expedited Prosiding 00-22 SEC Menyetujui Program Percobaan Arbitrator Single Sukarela Baru untuk Periode Dua Tahun

  • 00-15 SEC Menyetujui Perubahan Peraturan Terkait Dengan Persyaratan Pengarsipan Untuk Laporan Penelitian yang Disusun secara Cepat
  • 99-16 SEC Menyetujui Perubahan Terhadap Aturan Mengenai Keanggotaan dan Pendaftaran; Investigasi dan Sanksi; Dan Melakukan Dan Kode Prosedur
  • 98-83 SEC Menyetujui Perubahan Peraturan Berkaitan dengan Standar untuk Korespondensi Individu
  • Untuk artikel yang berkaitan dengan karir, lihat arsip Karir Keuangan.