Bila Anda mempekerjakan karyawan baru, Anda harus memastikan bahwa orang tersebut memenuhi syarat untuk bekerja di Amerika Serikat. Setelah Anda membuat tawaran pekerjaan (tapi tidak sebelumnya), karyawan baru tersebut harus menunjukkan kelayakan untuk bekerja di U. S. dengan melengkapi Formulir I-9, Verifikasi Kelayakan Ketenagakerjaan. Sebagai majikan, adalah tanggung jawab Anda untuk melihat bahwa formulir ini dari U. S. Kewarganegaraan dan Layanan Imigrasi selesai oleh karyawan dan Anda. Simpan formulir dengan catatan kerja Anda yang lain; jangan mengajukannya dengan pemerintah

(Untuk mengetahui lebih banyak tentang tanggung jawab pengusaha saat mempekerjakan, lihat 8 Hal yang Tidak Diijinkan untuk Ditanyakan kepada Anda.)

Apa formulirnya?

Formulir I-9 dirancang untuk mendapatkan informasi dari karyawan baru yang menunjukkan kelayakan mereka untuk bekerja secara legal di U. S. Tidak ada pekerja yang dibebaskan dari keharusan melengkapi formulir. Ini memiliki tiga bagian:

Bagian I

Bagi Karyawan, Menetapkan Identitas

Bagian dari formulir ini diselesaikan oleh karyawan. Ini mencakup informasi seperti nama lengkap karyawan, alamat, tanggal lahir, nomor Jaminan Sosial (jika berlaku), alamat e-mail, dan nomor telepon (alamat e-mail dan nomor telepon adalah opsional).

Bagian ini juga digunakan untuk membuktikan - di bawah hukuman sumpah palsu - bahwa orang tersebut secara sah memenuhi syarat untuk bekerja di Amerika Serikat karena dia adalah:

• Seorang warga negara
• Warga negara bukan penduduk negara bagian
• Penduduk tetap yang sah
• Orang asing yang diizinkan bekerja di AS Karyawan tersebut harus memasuki masa kadaluwarsa untuk otorisasi ini jika berlaku.

Seorang karyawan yang merupakan orang asing dan berwenang untuk bekerja harus memasukkan nomor registrasi orang asing (sebuah "nomor A" yang merupakan nomor 7-, 8- atau 9 digit unik yang ditugaskan untuk orang asing) atau Formulir I-94 nomor masuk

Karyawan harus menandatangani formulir dan tanggalnya. Pernyataan salah dapat mengakibatkan denda dan / atau pemenjaraan.

Beberapa karyawan mungkin memerlukan bantuan untuk melengkapi bagian formulir mereka. Jika karyawannya kecil atau cacat, atau memerlukan terjemahan, orang yang membantu menyelesaikan formulir (preparer dan / atau penerjemah) juga harus memasukkan namanya dan alamatnya dan kemudian menandatangani formulir (juga dengan hukuman sumpah palsu) .

Bagian II

Bagi Majikan, Meninjau Kembali Dokumen Karyawan

Bagian dari formulir ini telah selesai oleh pemberi kerja. Ini menggambarkan dokumen yang telah dikaji oleh perusahaan untuk memverifikasi kelayakan pekerjaan. Majikan harus mengambil tindakan ini dalam waktu tiga hari sejak hari pertama bekerja. Majikan dapat, namun tidak diharuskan untuk, memfotokopi dokumen yang disajikan.

Ada tiga daftar dokumen yang bisa digunakan. Jenis dokumen yang digunakan mendikte porsi Bagian II yang harus diselesaikan oleh perusahaan.

Daftar A. Dokumen dalam daftar ini menetapkan baik identitas karyawan dan izin kerja. Seorang karyawan hanya perlu menyajikan salah satu formulir berikut untuk memenuhi persyaratan dokumen:

• U. Paspor (atau kartu paspor AS)
• Kartu penduduk tetap ("kartu hijau") atau kartu tanda terima pendaftaran orang asing (secara teknis kartu hijau adalah Bentuk I-551)
• paspor asing dengan stempel I-551 sementara
• Dokumen otorisasi ketenagakerjaan yang berisi foto (Formulir I-766)
• Bagi orang asing yang tidak berimigrasi yang diberi wewenang untuk bekerja: paspor asing dan Formulir I-94 (atau 94A) dan sebuah pengesahan status non-imigran asing selama Paspor dari Negara Federasi Mikronesia, Republik Kepulauan Marshall
• Daftar B.

Dokumen dalam daftar ini menunjukkan identitas karyawan. Jika seorang karyawan tidak memiliki dokumen dari Daftar A, dia harus membuat satu dokumen dari Daftar B ditambah satu dokumen dari Daftar C (di bawah). SIM atau kartu identitas yang dikeluarkan oleh sebuah negara (asalkan berisi ID foto dan informasi pribadi lainnya)

• ID sekolah dengan foto
• kartu pendaftaran pemilih
• U. S. kartu militer atau draf catatan
• KTP penggerak militer
• U. S. Coast Guard Merchant Marine card
• Dokumen asli penduduk asli Amerika
• SIM yang dikeluarkan oleh otoritas pemerintah Kanada
• Bagi anak di bawah umur (di bawah 18 tahun) yang tidak dapat membuat salah satu dokumen dalam Daftar B, dokumen alternatif yang Dapat diterima untuk membuktikan identitas karyawan termasuk catatan sekolah atau rapor; catatan klien, dokter, atau rumah sakit; atau catatan sekolah penitipan anak atau tempat penitipan anak.

Daftar C.

Dokumen ini menetapkan otorisasi karyawan untuk bekerja di Amerika Serikat. Sekali lagi, jika karyawan tersebut tidak dapat membuat dokumen dari Daftar A, dia harus menghasilkan satu dari daftar B dan satu dari daftar nomor rekening nasabah Kartu Identitas C. (kecuali jika kartu tersebut mengatakan: tidak sah untuk pekerjaan, hanya berlaku untuk bekerja dengan otorisasi INS, atau berlaku untuk pekerjaan hanya dengan otorisasi DHS)

• Sertifikasi kelahiran di luar negeri yang dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri (Formulir FS-545)
• Sertifikasi laporan kelahiran yang dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri (Formulir DS-1350)
• Salinan akte kelahiran yang asli atau bersertifikat yang dikeluarkan oleh sebuah negara bagian, daerah, otoritas kota, atau wilayah AS yang memiliki segel resmi
• dokumen asli penduduk asli Amerika
• U. KTP warga negara (Formulir I-197)
• Kartu Identitas untuk penggunaan penduduk di Amerika Serikat (Formulir I-179)
• Dokumen otorisasi ketenagakerjaan yang dikeluarkan oleh Departemen Keamanan Dalam Negeri
• Seperti di kasus karyawan, pengusaha harus membuktikan dengan sumpah palsu bahwa mereka telah meninjau dokumen yang diperlukan, percaya bahwa mereka asli dan yakin pengetahuan mereka bahwa karyawan tersebut berhak untuk bekerja di AS. Selain menandatangani bagian sertifikasi, majikan harus mencatat hari kerja pertama karyawan tersebut serta informasi perusahaan lain (nama bisnis, judul orang yang menandatangani formulir dan alamat bisnis).

Bagian III

Bagi Majikan, Ketika Membela

Bagian dari formulir ini juga hanya diselesaikan oleh atasan, namun hanya digunakan dalam kasus pengagunan saat mempekerjakan kembali seorang karyawan. Jika seorang karyawan dipekerjakan kembali dalam waktu tiga tahun sejak tanggal I-9 yang asli, atasannya dapat memilih untuk melengkapi bagian ini atau I-9 yang baru.

Jika perlu melengkapi bagian ini, maka atasan hanya mencantumkan nama karyawan (atau nama baru jika karyawan tersebut memiliki perubahan nama) dan tanggal rehire. Jika otorisasi kerja sebelumnya kadaluarsa namun sekarang telah diperpanjang, masukkan informasi tentang dokumen yang menetapkan otorisasi tersebut (judul dokumen, nomor dan tanggal kadaluwarsa otorisasi kerja yang baru). Seperti halnya bagian-bagian lain, karyawan harus menandatangani di bawah sumpah palsu bahwa dia yakin dokumen yang diajukan itu asli dan bahwa karyawan tersebut diberi wewenang untuk bekerja di Amerika Serikat.

Baris Dasar

Pengusaha harus mempertahankan I-9 untuk jangka waktu tiga tahun dari tanggal peminjaman atau satu tahun setelah tanggal kerja berakhir. Dari waktu ke waktu, pemerintah federal dapat memeriksa catatan pekerjaan Anda. Jika Anda gagal menghasilkan I-9, Anda dapat dikenai hukuman perdata dan / atau pidana. Temukan lebih banyak informasi tentang I-9 dari "Buku Pegangan untuk Pengusaha: Instruksi untuk Melengkapi Formulir I-9". Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut tentang I-9, Anda dapat berkonsultasi dengan pengacara hukum ketenagakerjaan.

(Pemilik bisnis mungkin juga tertarik pada

Mengisi Formulir 1099 dan Mengisi Formulir 4562, Langkah-demi-Langkah.)