Perencanaan sumber daya perusahaan telah menjadi sedikit kata kunci untuk menggambarkan kelas solusi perangkat lunak yang membantu perusahaan menarik semua database mereka ke satu platform. Ini memberikan informasi realtime manajemen tentang segala hal mulai dari tingkat persediaan hingga penjualan hingga cacat dan pengembalian produk. Pada artikel ini kita akan melihat lebih dalam pada sistem perencanaan sumber daya perusahaan dan apa yang dibutuhkan untuk mewujudkannya.

Manfaat

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang benar digunakan memiliki sejumlah manfaat. Solusi perangkat lunak tunggal untuk menggantikan sistem warisan penuaan dan mengotomatisasi sebagian besar pekerjaan untuk mempertahankan database dan fungsi lainnya seperti penagihan, penagihan dan sebagainya. ERP juga dapat meningkatkan kemampuan perusahaan untuk memenuhi kepatuhan, pengendalian mutu, dan pelaporan peraturan karena data real time memungkinkan dilakukannya audit yang up to date. Yang mengatakan, manfaat ini bisa datang dari sekedar mendapatkan solusi perangkat lunak yang lebih baik untuk fungsi spesifik seperti penagihan. Manfaat nyata dari sistem ERP hadir dalam bentuk analisis bisnis.

Memiliki keseluruhan bisnis dari pengembangan produk hingga produksi hingga penjualan ke layanan pelanggan semua berbagi platform dan database yang sama menciptakan banyak analisis bisnis. Data ini dapat digunakan untuk mendorong penawaran produk dan layanan, membandingkan kinerja di dalam dan di seluruh divisi pada setiap titik waktu dan menciptakan peramalan yang lebih baik secara keseluruhan. Peramalan yang lebih akurat memungkinkan perampingan pengadaan dan inventaris dan memungkinkan pendekatan holistik terhadap siklus produksi dengan membawa penjualan ke dalam sistem untuk memastikan bahwa semua pesanan dapat diisi secepat mungkin dan produksinya responsif terhadap permintaan yang berbeda yang ditarik oleh pasar, oleh musim, dan sebagainya. Peringatan besar tentang semua pembicaraan "masa depan sekarang" adalah bahwa hal itu sangat bergantung pada sistem yang sepenuhnya dimanfaatkan oleh semua tingkat organisasi.

Tantangan pertama yang dihadapi kebanyakan bisnis adalah biaya pembelian dan kemudian menerapkan sistem perencanaan sumber daya perusahaan. Beberapa ERP dilisensikan dan bahkan yang memiliki harga di muka memiliki modul yang berbeda (modul keuangan, modul hubungan pelanggan, modul pengelolaan catatan, dll.) Yang dapat dengan cepat menaikkan harga untuk mendapatkan solusi lengkap. Bergantung pada kompleksitas database yang digabungkan dan perangkat lunak diganti, biaya tim TI pihak ketiga untuk menangani peluncuran dapat melebihi biaya pembelian awal.

Tantangan utama lainnya adalah dampak yang dimiliki ERP terhadap budaya organisasi. Adopsi itu sendiri bisa menjadi berat karena orang biasa menjatuhkan file di folder bersama sekarang harus mempelajari peraturan taksonomi dan pedoman meta-tagging.Kelebihan dari kerja ekstra itu hanya nampak setelah banyak entri data pada file lama. Karyawan juga cenderung sedikit gugup membayangkan bahwa manajer sekarang dapat memantau setiap aspek bisnis karena mereka sering merasa berada di bawah pengawasan atau bertanggung jawab atas indikator kinerja yang sebenarnya tidak dapat mereka kontrol. Kenyamanan karyawan yang bekerja dengan sistem sangat penting karena wawasan analitis hanya sebaik data.

Ada dua pendekatan dasar yang digunakan untuk membawa sistem perencanaan sumber daya perusahaan secara on-line. Keduanya berbagi periode persiapan yang cukup lama dimana semua database saat ini dianalisis dan diklasifikasikan dan solusi ERP dipilih. Selama periode ini, karyawan yang menggunakan sistem harus dilibatkan dan dapat memberikan masukan mengenai bagaimana mereka saat ini melakukan sesuatu dan bagaimana pendekatan tersebut dapat disesuaikan untuk sistem yang baru.

Pendekatan pertama adalah fase di Phasing in a ERP melibatkan membawa setiap lini bisnis ke dalam sistem satu per satu dan menggunakan praktik terbaik yang dipelajari di setiap tahap untuk memperbaiki fase berikutnya. Keuntungannya adalah Anda bisa belajar sambil melakukan kesalahan yang tidak penting. Kelemahannya adalah bahwa organisasi Anda mengalami fluks untuk waktu yang lama dengan departemen yang berbeda menjalankan sistem dan / atau sistem paralel yang berbeda …

Pendekatan lainnya adalah menjalankan ERP dan sistem saat ini secara paralel selama periode tertentu sebelum flip atas date ketika ERP akan menjadi satu-satunya sistem. Ini memberi semua orang pengalaman "semua dalam" selama melakukan debug dan menyesuaikan dan kemudian melakukan hal itu ke depan. Kerugian besar adalah bahwa hal itu secara efektif melipatgandakan beban kerja untuk keseluruhan bisnis dalam waktu singkat dan dapat mengganggu kinerja dalam jangka pendek.

Memilih antara pendekatan ini bermuara pada kebutuhan perusahaan untuk mengeluarkan solusinya. Jika Anda membutuhkannya dengan cepat dan bersedia memiliki rasa sakit jangka pendek, maka flip over akan bekerja. Jika Anda ingin memudahkan bisnis dan karyawan Anda ke dalamnya dan bersedia meluangkan waktu dan uang, maka fase di dapat menjadi pendekatan yang lebih baik.

The Bottom Line

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan adalah solusi terukur, artinya tumbuh dengan organisasi. Sebuah perusahaan perlu ukuran tertentu dengan beberapa lokasi atau operasi di luar lokasi untuk berkoordinasi hanya untuk membenarkan biaya implementasi ERP. Usaha kecil dan perusahaan berukuran menengah tidak akan mengakses semua fungsi sistem ERP dan - kecuali ada kebutuhan yang mendesak untuk memenuhi satu solusi terbaik - kemungkinan lebih baik menemukan satu solusi perangkat lunak fungsi untuk setiap fungsi bisnis yang dapat ekspor informasi ke database pusat.

Untuk bisnis yang lebih besar, bagaimanapun, kekayaan analisis bisnis dan pelaporan real time dapat bernilai jauh lebih banyak daripada biaya dan rasa sakit untuk beralih ke sistem ERP. Jika peluncurannya ditangani dengan baik dan pembelian karyawan tinggi, sistem ERP dapat memanfaatkan data yang dibutuhkan untuk pengendalian kualitas total dan gaya manajemen berbasis efisiensi lainnya.Sistem ERP tidak akan mengubah manajemen yang buruk menjadi manajemen yang baik, namun analisis bisnis real-time dapat membantu membuat manajemen yang baik menjadi lebih baik.