Sistem persediaan periodik dan perpetual adalah dua metode akuntansi kontras yang digunakan bisnis untuk melacak jumlah produk yang mereka miliki.

Apa itu Persediaan Periodik?

Sistem periodik menggunakan hitungan fisik sesekali untuk mengukur tingkat persediaan dan harga pokok penjualan (HPP). Pembelian barang dagangan dicatat dalam akun pembelian. Akun persediaan dan biaya penjualan barang diperbarui pada akhir periode tertentu - ini bisa sekali sebulan, sekali seperempat, atau setahun sekali. Harga pokok penjualan adalah metrik akuntansi penting, yang jika dikurangkan dari pendapatan, menunjukkan margin kotor perusahaan.

Harga pokok penjualan berdasarkan sistem persediaan periodik dihitung sebagai berikut:

Saldo Awal Persediaan + Biaya Pembelian Inventaris - Biaya Persediaan Akhir = Harga Pokok Penjualan

Sejak usaha Sering membawa produk dalam ribuan, melakukan hitungan fisik bisa jadi sulit dan memakan waktu. Bayangkan memiliki toko perlengkapan kantor dan mencoba menghitung dan mencatat setiap pena titik bola yang ada. Sekarang kalikan itu untuk rantai pasokan kantor. Untuk alasan ini, banyak perusahaan melakukan hitungan fisik hanya sekali seperempat atau bahkan sekali dalam setahun. Bagi perusahaan yang berada di bawah sistem periodik, ini berarti bahwa akun persediaan dan harga pokok penjualan belum tentu sangat segar atau akurat.

Apa itu Inventaris Abadi?

Sebaliknya, sistem terus-menerus melacak saldo persediaan secara terus-menerus, dengan pembaruan dilakukan secara otomatis setiap kali produk diterima atau dijual. Pembelian dan pengembalian segera dicatat di akun persediaan. Selama tidak ada pencurian atau kerusakan, saldo akun persediaan harus akurat. Biaya pokok penjualan juga diperbarui terus menerus karena setiap penjualan dilakukan. Sistem persediaan abadi menggunakan teknologi digital untuk melacak inventaris secara real time dengan menggunakan pembaruan yang dikirim secara elektronik ke database pusat.

Misalnya, di toko bahan makanan menggunakan sistem persediaan perpetual, ketika produk dengan kode batang digesek dan dibayar, sistem akan secara otomatis memperbarui tingkat persediaan dalam database.

Sistem mana yang lebih baik?

Sistem akuntansi persediaan periodik biasanya lebih sesuai untuk usaha kecil karena biaya perolehan teknologi dan staf untuk mendukung sistem perpetual. Sebuah bisnis seperti dealer mobil atau galeri seni mungkin lebih sesuai dengan sistem periodik karena volume penjualan rendah dan relatif mudahnya melacak inventaris secara manual. Namun, kurangnya informasi yang akurat mengenai harga pokok penjualan atau persediaan selama periode ketika tidak ada jumlah persediaan fisik baru-baru ini dapat menghambat keputusan bisnis.

Bisnis dengan volume penjualan tinggi dan beberapa gerai ritel (seperti toko kelontong atau apotek) memerlukan sistem persediaan perpetual. Aspek teknologi dari sistem persediaan perpetual memiliki banyak kelebihan seperti kemampuan untuk lebih mudah mengidentifikasi kesalahan terkait persediaan. Sistem perpetual dapat menunjukkan semua transaksi secara komprehensif pada tingkat unit perorangan. Di bawah sistem perpetual, para manajer dapat membuat waktu pembelian yang tepat dengan pengetahuan yang jelas tentang jumlah barang yang ada di berbagai lokasi. Memiliki pelacakan tingkat inventaris yang lebih akurat juga memberikan cara yang lebih baik untuk memantau masalah seperti pencurian.

The Bottom Line

Secara keseluruhan, sistem persediaan perpetual menawarkan banyak keuntungan atas sistem periodik dan sekarang digunakan oleh semua pengecer besar. Namun, pemilik usaha kecil tetap harus memperhitungkan apakah manfaat memasang sistem persediaan perpetual akan lebih besar daripada biaya tambahan.