Jika Anda bekerja sebagai freelancer atau kontraktor independen, sebagian besar klien Anda harus meminta Anda untuk melengkapi formulir IRS W-9 dan Permintaan Nomor dan Sertifikasi Wajib Pajak. Formulir ini membantu bisnis mendapatkan informasi penting dari vendor mereka untuk mempersiapkan informasi kembali bagi IRS. Bisnis harus mengajukan pengembalian informasi menggunakan formulir 1099-MISC setiap kali mereka membayar seorang freelancer atau kontraktor independen sejumlah $ 600 atau lebih sepanjang tahun (lihat The Purpose of 1099 Forms).

Klien Anda akan menggunakan informasi pada W-9 Anda untuk memasukkan nama, nama bisnis, alamat dan nomor identifikasi Wajib Pajak Anda (NPWP) pada 1099 MISC yang mereka daftarkan tentang Anda. Mereka akan mengirimkan satu salinan 1099 MISC ke IRS dan salinan lainnya untuk Anda pada akhir Januari, setelah akhir tahun pajak.

Keadaan lain yang mungkin Anda minta untuk mengisi W-9 meliputi:

• Transaksi real estat tertentu
• Bunga hipotek dibayar
• Akuisisi atau pengabaian barang yang dijamin
• Pembatalan hutang Kontribusi untuk pengaturan pensiun individu (IRA)

Untuk informasi lebih lanjut tentang penggunaannya - dan bila Anda harus mempertanyakan harus menandatangani satu - baca The Purpose of the W - 9 Form.

Petunjuk Langkah-demi-Langkah

Formulir W-9 adalah salah satu formulir IRS yang paling mudah untuk diselesaikan, namun jika formulir pajak membuat Anda gugup, jangan khawatir. Kami akan memandu Anda melalui cara yang tepat untuk menyelesaikannya.

Langkah 1:

Masukkan nama Anda seperti yang ditunjukkan pada pengembalian pajak Anda. Mudah kan?

Langkah 2:

Masukkan nama bisnis atau nama "anggota yang tidak diindahkan", jika berbeda dari atas. Misalnya, Anda mungkin merupakan pemilik tunggal, tapi untuk tujuan pemasaran, Anda tidak menggunakan nama pribadi Anda sebagai nama bisnis Anda; Sebagai gantinya, Anda "berbisnis sebagai" nama lain. Anda akan memasukkan nama itu di sini. Sedangkan untuk bagian entitas yang diabaikan, jika Anda tidak tahu apa itu, Anda mungkin bukan orang biasa. Tipe yang paling umum dari entitas yang diabaikan adalah perusahaan terbatas perseroan terbatas, dan perusahaan perseorangan dan perusahaan S tidak pernah diklasifikasikan sebagai entitas yang tidak diindahkan. Langkah 3:

Jenis entitas bisnis apakah yang Anda gunakan untuk klasifikasi pajak federal: perseorangan, kemitraan, korporasi C, perusahaan S, kepercayaan / perkebunan, perseroan terbatas atau "lainnya"? Centang kotak yang sesuai. Jika Anda tidak yakin, Anda mungkin merupakan pemilik tunggal, karena Anda harus mengajukan banyak dokumen untuk menjadi salah satu entitas lainnya. Langkah 4:

Pengecualian. Kemungkinan Anda akan membiarkan kotak-kotak ini kosong. Berikut adalah beberapa pengecualian: 1. Penerima pembayaran yang dibebaskan dari pemotongan cadangan, seperti perusahaan (dalam kebanyakan kasus), mungkin perlu memasukkan kode ke dalam kotak "Cekal pembayaran". Formulir instruksi W-9 mencantumkan penerima pembayaran dan kode-kode yang dikecualikan, dan untuk jenis-jenis pembayaran mana kode-kode ini harus digunakan.Perusahaan yang mengisi W-9 untuk menerima pembayaran bunga atau dividen, misalnya, akan memasukkan kode "5. "

2. Penerima pembayaran yang dibebaskan dari pelaporan berdasarkan Undang-Undang Kepatuhan Pajak Penanggung Jawab Asing (FATCA) mungkin perlu memasukkan kode di kotak "Pembebasan dari kode pelaporan FATCA". Tak satu pun dari kotak ini akan berlaku untuk kontraktor independen atau freelancer yang khas.

Langkah 5:

Berikan alamat jalan, kota, negara bagian dan kode pos Anda. Bagaimana jika alamat rumah Anda berbeda dari alamat bisnis Anda? Alamat mana yang harus Anda berikan pada formulir W-9? Gunakan alamat yang akan Anda gunakan pada pengembalian pajak Anda. Misalnya, jika Anda pemilik tunggal yang menyewa ruang kantor, namun Anda mengirimkan kembali pajak Anda menggunakan alamat rumah Anda, masukkan alamat rumah Anda pada formulir W-9 sehingga IRS tidak akan mengalami masalah dalam mencocokkan 1099 Anda dengan formulir 1040 Anda. . Langkah 6:

Dalam langkah opsional ini, Anda dapat memberikan nama dan alamat pemohon. Anda mungkin ingin mengisi kotak ini untuk menyimpan catatan tentang siapa Anda memberikan nomor identifikasi pajak Anda. Langkah 7:

IRS memanggil bagian ini Bagian I, yang harus membuat Anda bertanya-tanya apa semua langkah yang baru saja Anda selesaikan. Di sini, Anda harus memberikan nomor identifikasi pajak bisnis Anda, yang akan menjadi nomor Jaminan Sosial individu Anda (SSN) jika Anda adalah pemilik tunggal, atau nomor identifikasi atasan Anda (EIN) jika Anda adalah tipe bisnis yang lain. Sekarang, beberapa kepemilikan tunggal juga memiliki EIN, namun IRS lebih memilih pemilik tunggal menggunakan SSN mereka pada formulir W-9. Sekali lagi, melakukannya akan memudahkan untuk mencocokkan 1099s yang Anda terima dengan pengembalian pajak Anda, yang akan Anda masukkan di bawah SSN Anda. Bagaimana jika bisnis Anda baru dan tidak memiliki EIN? Anda masih bisa mengisi form W-9. IRS mengatakan bahwa Anda harus mengajukan permohonan untuk nomor Anda dan menulis "mengajukan permohonan" di tempat untuk TIN. Anda ingin mendapatkan nomor ini secepat mungkin, karena sampai Anda melakukannya, Anda akan dikenai pemotongan cadangan. Untuk mendaftar online EIN, kunjungi situs IRS di sini. Lihat petunjuk untuk Langkah 8, Bagian II di bawah ini untuk lebih lanjut tentang pemotongan cadangan.

Langkah 8:

Pada Bagian II, Anda harus bersumpah bahwa Anda bukan pembohong berbohong yang berbohong sebelum Anda dapat menandatangani formulir W-9. Sengaja berbaring di formulir pajak bisa berarti Anda harus membayar denda atau masuk penjara; IRS tidak main-main. Sebelum menandatangani formulir W-9, berikut adalah pernyataan yang harus Anda akui benar, dengan hukuman sumpah palsu: 1. Jumlah yang ditunjukkan pada formulir ini adalah nomor identifikasi wajib pajak saya yang benar (atau saya sedang menunggu nomor yang akan diberikan kepada saya).

Jika Anda berpikir untuk menggunakan nomor ID pajak yang "dipinjam," dicuri atau dibuat-buat, mungkin Anda akan berpikir dua kali sebelum terbaring di bawah sumpah.

2. Saya tidak dikenai pemotongan cadangan karena: (a) Saya dibebaskan dari pemotongan cadangan, atau (b) Saya belum diberi tahu oleh Internal Revenue Service (IRS) bahwa saya dikenai pemotongan cadangan karena kegagalan untuk melakukan pembatalan cadangan. laporkan semua minat atau dividen, atau (c) IRS telah memberi tahu saya bahwa saya tidak lagi tunduk pada pemotongan cadangan.

Sebagian besar pembayar pajak dibebaskan dari pemotongan cadangan. Jika Anda tidak tahu apa yang dibicarakan IRS di sini, Anda mungkin dibebaskan. Jika Anda tidak dikecualikan, IRS akan memberi tahu Anda, dan perusahaan yang perlu Anda bayar karena harus menahan pajak penghasilan dari gaji Anda dengan tarif tetap sebesar 28% dan mengirimkannya ke IRS. (Kebetulan, sekarang Anda tahu alasan bagus lain untuk tidak menipu pengembalian pajak Anda: Anda mungkin harus memberi tahu klien masa depan tentang hal itu, dan itu mungkin membuat perusahaan berpikir dua kali tentang Anda.) Item (c) pada dasarnya mengatakan bahwa jika Anda sekali tunduk pada cadangan menahan tapi tidak lagi, tidak ada yang perlu tahu. Ini pada dasarnya sama dengan item (a). Klik di sini untuk membaca detil dari IRS tentang pemotongan cadangan.

3. Saya adalah warga U. S. atau orang U. S. lainnya.

Jika Anda adalah penduduk asing, Anda jelas. IRS juga menganggap berikut ini sebagai "U. S. orang ": kemitraan, perusahaan, perusahaan atau asosiasi yang dibuat atau diatur di Amerika Serikat atau berdasarkan undang-undang Amerika Serikat; sebuah rumah dalam negeri; dan kepercayaan domestik. Jika bisnis Anda adalah kemitraan yang memiliki mitra asing, peraturan khusus berlaku; baca tentang mereka dalam petunjuk untuk membentuk W-9. Jika Anda bukan warga U. S., Anda mungkin perlu mengisi formulir W-8 atau formulir 8233.

4. Kode FATCA yang dimasukkan dalam formulir ini (jika ada) menunjukkan bahwa saya bebas dari pelaporan FATCA adalah benar.

Anda mungkin tidak perlu khawatir akan hal ini, yang berhubungan dengan Undang-Undang Kepatuhan Pajak Penanggung Jawab Asing.

Beberapa Hal Lainnya Sebelum Anda Menandatangani

Formulir tersebut memberitahu Anda untuk mencoret item 2 di atas jika Anda diberitahu oleh IRS bahwa Anda saat ini dikenai pemotongan cadangan karena Anda telah gagal melaporkan semua bunga dan dividen pada pengembalian pajak anda

Anda dapat mencoret item 2 jika Anda mengisi W-9 sehubungan dengan transaksi real estat. Item 2 tidak berlaku dalam kasus ini, jadi tidak masalah jika Anda menahan cadangan.

Sekarang, jika Anda membaca cetakan dengan baik dalam petunjuk W-9 dengan saksama, tampaknya menunjukkan bahwa kebanyakan orang tidak diharuskan untuk menandatangani formulir ini sama sekali. Anda umumnya hanya diminta untuk menandatanganinya jika IRS memberi tahu Anda bahwa Anda sebelumnya telah memberikan TIN yang salah. Namun, teknis di samping, orang yang meminta Anda mengisi W-9 mungkin akan menganggapnya tidak lengkap atau tidak benar jika Anda belum menandatanganinya, dan keberuntungan mencoba meyakinkan mereka sebaliknya.

Mengembalikan Formulir

Kembalikan W-9 yang telah selesai ke bisnis yang meminta Anda untuk mengisinya. Idealnya, Anda akan menyerahkannya secara pribadi untuk membatasi pemaparan Anda terhadap pencurian identitas, namun metode ini seringkali tidak praktis. Mail dianggap relatif aman. Jika Anda harus mengirim formulir email, Anda harus mengenkripsi dokumen dan pesan email Anda dan tiga kali periksa apakah Anda memiliki alamat email penerima yang benar sebelum mengirim pesan Anda.

Baris Dasar

Memberikan informasi yang akurat tentang W-9 Anda akan membantu memastikan bahwa pembayaran yang Anda terima, atau transaksi lain yang memerlukan formulir ini, dilaporkan dengan benar ke IRS.Jika Anda tidak yakin dengan beberapa item, seperti klasifikasi bisnis Anda yang benar, tanyakan kepada akuntan Anda atau penasihat keuangan lainnya.