Tidak diragukan lagi, Anda pernah mendengar ungkapan umum, "Pertemuan adalah tempat dimana menit diambil dan jam terbuang. "Banyak, banyak jam terbuang oleh pertemuan. Padahal, saat diminta memberi nama pembuang waktu terbesar di tempat kerja, 24% karyawan disurvei dalam Gaji. com melaporkan daftar rapat dan panggilan konferensi.

Pekerja tidak hanya menganggap pertemuan hanya membuang waktu saja. Rupanya, mereka juga menganggap pertemuan menyedot kehidupan dari mereka. Itu mungkin terdengar terlalu dramatis sampai Anda mempertimbangkan hasil Poll Clarizen / Harris. Ketika ditanya apa yang lebih mereka suka daripada duduk dalam rapat status, hampir setengah (46%) menjawab bahwa mereka lebih memilih melakukan aktivitas yang tidak menyenangkan, seperti:

• Pergi ke DMV
• Duduk dan nonton cat kering
• Habiskan empat jam perjalanan pulang kerja
• Menjalani saluran akar
• Singkirkan rambut mereka dengan kain belanak
• Kemasi dan pindah ke Antartika

Selanjutnya, 60% responden juga mengatakan bahwa mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk mempersiapkan pertemuan daripada yang mereka habiskan dalam pertemuan sebenarnya: mereka menghabiskan rata-rata 4. 6 jam setiap minggu untuk persiapan pertemuan status, dan mereka menghabiskan 4. 5 jam seminggu dalam rapat status.

Selain itu, 35% responden menganggap pertemuan status pemborosan waktu, dan 60% multitask selama rapat.

Banyak karyawan sudah merasa bahwa mereka menjadi pekerja 24 jam, dan mereka tidak menyukai gagasan membuang waktu dalam pertemuan yang tidak berarti. Namun, terkadang pertemuan diperlukan, dan bila dilakukan dengan benar, mereka bisa menjadi produktif dan dapat ditolerir - jika tidak menyenangkan. Berikut adalah sepuluh cara untuk mengadakan pertemuan yang lebih produktif.

1. Break the Habit

Hanya karena Anda selalu bertemu setiap Kamis sore, tidak berarti Anda harus terus menyusuri jalan ini. Beberapa kebiasaan perlu dipatahkan, dan beberapa kebijakan perusahaan perlu ditulis ulang. Anda harus bertemu dengan alasan tertentu, dan bukan hanya karena Anda terbiasa melakukannya.

2. Timbang Pilihan Anda

Pertimbangkan pilihan Anda yang lain sebelum Anda menjadwalkan pertemuan. Alih-alih pertemuan status mingguan, mungkin Anda bisa bertemu setiap minggu. Laporan status terperinci harus memberi Anda informasi yang cukup untuk mengetahui apa yang terjadi di antara rapat dan Anda selalu dapat mengangkat telepon untuk menghubungi seseorang jika Anda memiliki pertanyaan. Juga, jika Anda bertemu untuk berbagi informasi, pikirkan untuk mengirimkan informasi itu melalui email.

3. Jadilah Selektif

Jangan pernah mengundang peserta pertemuan "untuk berjaga-jaga. "Jika tidak ada alasan jelas bagi orang-orang tertentu untuk menghadiri pertemuan Anda, jangan mengundang mereka atau meminta kehadiran mereka. Misalnya, jangan memaksa orang-orang teknologi menghadiri rapat penjualan Anda jika Anda menghadapi masalah dengan mengoperasikan penunjuk laser.

4. Siapkan di Depan

Membuat agenda pertemuan akan memaksa Anda untuk memikirkan tujuan pertemuan dan menciptakan garis besar sekuensial.Juga, pastikan untuk mengumpulkan semua informasi Anda terlebih dahulu. Anda tidak perlu meninggalkan rapat untuk mengambil barang yang terlupakan, dan lain-lain. Sebagai tambahan, pesanlah terlebih dahulu di kamar, konfirmasikan pemesanannya, dan periksa ruangan untuk memastikan bahwa semua alat peraga Anda (papan tulis, kapur tulis untuk papan tulis, dll. .) berada di tempat yang telah ditentukan.

5. Diseminasi Informasi

Jika pertemuan melibatkan pembahasan materi spesifik, kirimkan dokumen ini terlebih dahulu sehingga peserta akan memiliki banyak waktu sebelum pertemuan untuk meninjau materi dan merumuskan gagasan. Meminta orang untuk membawa dua atau tiga pertanyaan, komentar atau kekhawatiran ke pertemuan tersebut adalah salah satu cara terbaik untuk memastikan peserta rapat meluangkan waktu untuk meninjau topik yang sedang dibahas.

6. Start dan End on Time

Semua peserta telah menghentikan hari sibuk mereka untuk menghadiri pertemuan Anda. Hormati waktu mereka cukup untuk memulai rapat pada waktu yang telah ditentukan. Peserta yang terlambat dapat diberi penjelasan saat pertemuan usai. Perhatikan juga jam Anda sehingga Anda bisa mengakhiri rapat tepat waktu. Juga, jangan merasa bahwa Anda harus mengisi seluruh slot waktu. Jika Anda menyelesaikan item agenda lebih awal, pahamilah para peserta dengan membiarkan mereka kembali bekerja.

7. Tetap mengikuti kursus

Ikuti agenda untuk menjaga agar rapat tetap berjalan karena ini adalah kunci untuk berakhir tepat waktu. Jangan biarkan peserta memperkenalkan topik yang tidak terkait yang berpotensi menggagalkan pertemuan. Juga, pastikan peserta tetap fokus juga. Minta mereka menahan diri untuk tidak menggunakan ponsel, tablet, dan laptop mereka selama rapat (pertemuan bebas perangkat dikenal sebagai pertemuan topless).

8. Komentar Kontrol

Jika tujuan pertemuan tersebut adalah untuk memecahkan masalah atau menghasilkan gagasan baru, Anda harus meminta pendapat dari kelompok tersebut. Namun, jangan sampai para peserta dengan kepribadian yang kuat mendominasi diskusi. Pastikan setiap orang memiliki kesempatan yang sama untuk menyuarakan pendapat mereka. Selain itu, hindari mengulang beberapa poin berulang-ulang. Menulis masalah atau keputusan di papan tulis atau flipchart dapat menghindari respons yang memakan waktu dan berulang.

9. Batasi PowerPoint

Anda dapat menggunakan PowerPoint untuk menyajikan beberapa grafik, grafik, atau titik peluru, namun tidak memiliki pertemuan berbasis PowerPoint. Dengan kata lain, jangan membuang semua informasi Anda ke PowerPoint dan kemudian menghabiskan seluruh pertemuan membaca setiap slide.

10. Jujurlah

Jika keputusan tertentu telah dibuat, jangan berpura-pura bahwa para peserta telah dipanggil untuk memberikan pendapat mereka atau memutuskan sebuah tindakan. Tidak ada yang membuat karyawan merasa lebih tidak produktif daripada mengerahkan waktu dan usaha saat masukan mereka tidak penting.

The Bottom Line

Terkadang, pertemuan sangat penting, namun banyak karyawan memberi peringkat di antara tugas pekerjaan terburuk yang paling buruk. Perlu upaya untuk membuat pertemuan Anda lebih terfokus, relevan, dan efektif.