Apakah Anda seorang perwakilan terdaftar yang ingin menjadi kepala sekolah yang terdaftar, atau saat ini berfungsi sebagai kepala sekolah yang terdaftar, penting untuk menjaga persyaratan komunikasi dari Otoritas Regulasi Industri Keuangan (FINRA - sebelumnya NASD) di garis depan pikiran Anda. Meskipun tidak semua komunikasi dengan publik harus diajukan ke FINRA, mereka harus disimpan sesuai dengan persyaratan pencatatan FINRA yang tercantum dalam NASD Rule 2211 - Material dan Correspondence Institutional.

Di antara barang lainnya, Aturan 2211 dibuat untuk memberikan definisi yang jelas tentang persyaratan pencatatan untuk literatur penjualan investor institusional. Mengabaikan peraturan ini bisa mengakibatkan hilangnya lisensi Anda. Baca terus untuk memastikan Anda dan peraturan ini bekerja sama.

Siapa Investor Kelembagaan? Aturan 2211 mendefinisikan investor institusional seperti:

• Entitas yang dijelaskan dalam Peraturan 3110 (c) (4) seperti asosiasi bank, tabungan dan pinjaman, perusahaan asuransi atau perusahaan investasi terdaftar; penasihat investasi yang terdaftar baik dengan Securities and Exchange Commission (SEC) di bawah Bagian 203 dari Undang-Undang Penasihat Investasi tahun 1940 atau dengan komisi sekuritas negara (atau kantor atau kantor yang melakukan fungsi seperti); atau entitas lain (apakah orang alami, korporasi, kemitraan, kepercayaan, atau lainnya) dengan total aset minimal $ 50 juta;
• Entitas pemerintah atau bagiannya;
• Rencana tunjangan karyawan yang memenuhi persyaratan Bagian 403 (b) atau Bagian 457 dari Kode Pendapatan Internal dan memiliki setidaknya 100 peserta, namun tidak termasuk peserta dari rencana tersebut;
• Rencana yang memenuhi syarat, sebagaimana didefinisikan dalam Bagian 3 (a) (12) (C), yang merupakan entitas atau yang berdiri sendiri karena terlibat terutama, atau mengusulkan untuk terlibat terutama, dalam bisnis investasi, reinvesting atau perdagangan sekuritas; dilibatkan atau mengusulkan untuk terlibat dalam bisnis penerbitan sertifikat jumlah wajah dari jenis cicilan, atau telah terlibat dalam bisnis semacam itu dan memiliki sertifikat semacam itu; atau terlibat atau mengusulkan untuk terlibat dalam bisnis investasi, investasi kembali, kepemilikan, pemilikan atau perdagangan sekuritas, dan memiliki atau mengusulkan untuk mengakuisisi sekuritas investasi yang memiliki nilai melebihi 40% dari nilai total aset penerbit tersebut (tidak termasuk sekuritas pemerintah dan item tunai) secara tidak terkonsolidasi; yang memiliki setidaknya 100 peserta, namun tidak termasuk peserta dari rencana tersebut;
• Anggota FINRA atau orang yang terdaftar dari anggota tersebut; atau
• Seseorang yang bertindak semata-mata atas nama investor institusional semacam itu

Situasi lain yang dicakup

Aturan 2211 juga mencakup situasi di mana perusahaan anggota yang sedang menyiapkan mungkin tidak memenuhi syarat jika memiliki pengetahuan sebelumnya (atau dapat diasumsikan secara wajar) bahwa sepotong literatur penjualan akan ditunjukkan kepada khalayak non-institusional.Ini bisa terjadi jika perwakilan terdaftar menunjukkan literatur penjualan institusional kepada dewan eksekutif atau manajemen senior perusahaan. Dalam hal ini, perwakilan terdaftar memiliki tugas untuk mendiskusikan khalayak yang dituju dengan individu yang menyiapkan literatur penjualan.

Jika kepala sekolah yang terdaftar mengetahui bahwa literatur penjualan kemungkinan akan jatuh ke tangan khalayak non-institusional, dia dapat menyertakan penjelasan tambahan, termasuk terjemahan "legalese to plain English" untuk memastikan transparansi di tengah-tengah lautan pengungkapan yang dibutuhkan

SEE:

Korespondensi yang Mendorong Amplop Persetujuan dan Pembukuan Pokok Terdaftar

Aturan NASD 2211 menyediakan prinsip-prinsip prinsipal yang dapat diatur secara obyektif untuk meninjau komunikasi secara objektif. Salah satu bidang ketidakpatuhan yang paling umum adalah kurangnya dokumentasi untuk mendukung klaim kepemilikan dan pihak ketiga. Misalnya, manajer investasi sering membuat klaim tentang pasar atau produk tertentu. Klaim ini sebagian besar berasal dari sumber kuantitatif (i, e, Morningstar, Ibbotson, dll.) Dan dapat dengan mudah didokumentasikan. Namun, banyak manajer investasi juga menggunakan data kuantitatif, yang dapat mencakup kesimpulan berbasis pengalaman mengenai produk dan / atau pasar tertentu, yang dapat menghasilkan komunikasi yang mengandung klaim tidak berdasar / tidak beralasan di mata regulator.

Jika manajer investasi mengajukan klaim yang tidak berdasar / tidak beralasan, kepala sekolah yang terdaftar harus menentukan apakah pengalaman manajer investasi itu masuk akal, mengingat pasar dan produk tertentu, dan juga mengungkapkan secara jelas kesimpulan manajer investasi tersebut sebagai pendapat profesional - belum tentu pernyataan fakta.

Meninjau Literatur Penjualan Institusional

Aturan NASD 2211 menyatakan bahwa sebagian besar standar dan pedoman memerlukan tingkat kontrol internal yang signifikan untuk memastikan kepatuhan. Secara umum, setiap perusahaan anggota harus membuat prosedur tertulis tentang penggunaan data kepemilikan dan pihak ketiga, yang mencakup keterbatasan distribusi kepada investor institusi tertentu. Prosedur harus dalam bentuk tertulis, dan mengkomunikasikan (i. E., Pelatihan internal) kepada masing-masing perwakilan terdaftar. Selain itu, perusahaan anggota harus mempertahankan dokumentasi yang cukup untuk mendukung efisiensi pengendalian internal. Catatan untuk Literatur Penjualan Kelembagaan

Aturan NASD 2211 juga menyatakan bahwa anggota harus mempertahankan semua materi penjualan institusional dalam sebuah arsip untuk jangka waktu tiga tahun sejak tanggal penggunaan terakhir. File tersebut harus mencantumkan nama orang yang menyiapkan setiap item materi penjualan institusional. File juga harus berisi informasi mengenai sumber tabel statistik, grafik, grafik atau ilustrasi lainnya yang digunakan oleh anggota dalam komunikasi dengan publik. Apakah FINRA Punya Formulir Pembukuan?

Tidak ada bentuk pencatatan FINRA standar. Setiap perusahaan anggota harus membuat formulir khusus yang memungkinkan prinsipal terdaftar memperhitungkan setiap persyaratan peninjauan dan pencatatan yang spesifik termasuk khalayak yang dituju, tanggal penggunaan, jumlah dalam distribusi dan bagaimana / ketika komentar peraturan telah digabungkan.Bentuknya biasanya digunakan oleh anggota departemen pemasaran dan komunikasi, namun juga digunakan oleh masing-masing pialang dan kawat. SEE:

Memulai Bisnis Kecil: Penyimpanan Catatan Audit Regulasi: Menampilkan Kontrol Internal Stellar Perusahaan Anda

Tujuan utama formulir pencatatan adalah untuk membantu regulator (FINRA, SEC, asuransi negara dan kota papan, dll.) memfasilitasi audit komunikasi yang efektif dengan perusahaan anggota. Dan karena sebagian besar literatur penjualan investor individual diajukan ke otoritas pengatur, sebagian besar audit biasanya akan digunakan untuk meninjau literatur penjualan institusional - terutama komunikasi antara perusahaan dana bersama dan perwakilan terdaftar yang menjual produk mereka.
Pengatur ingin melihat jenis promosi yang perusahaan reksa dana sampaikan kepada pialang, terutama komunikasi yang mendorong peningkatan komisi dan klaim yang berlebihan atau tidak beralasan tentang fitur dan keuntungan produk; termasuk rekomendasi tentang kesesuaian dan praktik penjualan. Mereka juga ingin melihat pengumpulan data dan metodologi analisis kepemilikan untuk memastikan bahwa literatur penjualan adil dan seimbang dan tidak memiliki kinerja produk "ceri-picking".

Mempertahankan Catatan Bersih dengan Regulator

Sebagai prinsipal terdaftar, tujuan utama Anda adalah mempertahankan catatan bersih dengan regulator. Anda dapat mempertahankan catatan bersih dengan FINRA dengan menyimpan satu pertanyaan di garis depan pikiran Anda: "Maukah Anda berdiri di depan panel FINRA atau SEC dan memberi lisensi Anda di telepon, yang menyatakan bahwa komunikasi yang Anda setujui itu ditinjau dan dipelihara secara menyeluruh? " Jika Anda memiliki keraguan selama tinjauan awal, atau selama pemeriksaan spot berikutnya, jadikan prioritas utama untuk mengatasi keraguan tersebut. The Bottom Line

Persyaratan pencatatan dan peninjauan membutuhkan rasa ketekunan yang tinggi dari kepala sekolah yang terdaftar. Ketika Anda menjadi lebih berpengalaman, Anda akan menemukan pendekatan "Zen-like" Anda sendiri untuk menghadapi tekanan yang sering terjadi dari personil penjualan yang agresif - mereka yang secara bebas mengembangkan komunikasi mereka sendiri, dan mengharapkan persetujuan semalam karena mereka ingin menyampaikan komunikasi ke institusi klien di pagi hari Terkadang ini berarti Anda harus memutuskan skuad penembakan yang akan Anda hadapi - atasan atau regulator Anda. Untuk membaca lebih lanjut mengenai masalah ini, lihat pemberitahuan anggota FINRA "Pengungkapan Biaya dan Beban pada Materi Penjualan Kinerja Reksa Dana" (April 2007) dan "Persetujuan Pra-Penggunaan Prinsipal terhadap Korespondensi Anggota Tertentu Dikirim ke 25 atau Lebih Ritel yang Ada Pelanggan dalam 30 hari kalender-hari "(Desember 2006).