Tujuan program kepatuhan adalah untuk mencegah, mendeteksi dan memperbaiki pelanggaran undang-undang sekuritas. Untuk tujuan ini, penasihat investasi yang terdaftar di bawah Bagian 203 dari Undang-Undang Penasihat Investasi tahun 1940 ("Undang-Undang Penasihat") diharuskan untuk memiliki program kepatuhan. Aturan 206 (4) -7 Undang-undang Penasihat, yang biasa disebut "peraturan kepatuhan", memiliki tiga persyaratan:

1. Kebijakan dan prosedur: Mengadopsi dan menerapkan kebijakan dan prosedur tertulis yang dirancang secara wajar untuk mencegah, mendeteksi dan memperbaiki pelanggaran peraturan surat berharga
2. Tinjauan tahunan: Meninjau, tidak kurang dari setahun sekali, kecukupan kebijakan dan prosedur dan efektivitas pelaksanaannya.
3. Chief compliance officer: Tunjuk seorang individu yang bertanggung jawab untuk mengelola program kepatuhan perusahaan. (Untuk lebih lanjut, lihat: Pertimbangan Regulasi untuk Klien Penuaan Anda .)

Kebijakan dan Prosedur Kepatuhan

Kebijakan adalah prinsip panduan yang digunakan untuk menetapkan arahan dalam sebuah organisasi. Prosedur adalah serangkaian langkah yang harus diikuti sebagai pendekatan yang konsisten untuk mencapai hasil yang diinginkan sesuai dengan kebijakan. Sebagai contoh, seorang penasihat mungkin memiliki kebijakan yang menyatakan bahwa uang tunai tidak akan diterima. Prosedur tersebut akan menunjukkan bahwa staf tidak boleh menerima setoran tunai dan harus mencatat penolakan tersebut di log deposit. Kebijakan dan prosedur adalah blok bangunan dari program kepatuhan.

Aturan 206 (4) -7 tidak menetapkan elemen khusus untuk menciptakan program kepatuhan yang kuat. Sebaliknya, perusahaan harus menganalisis operasi individualnya, mengidentifikasi konflik kepentingan dan risiko operasional dari bisnis penasihatnya dan kemudian merancang kebijakan dan prosedur dan pengendalian internal yang menangani risiko dan konflik tersebut.

Staf Divisi Manajemen Investasi Sekuritas dan Sekuritas (SEC) memberikan panduan dalam mengadopsi Rule 206 (4) -7, yang menyatakan bahwa mereka mengharapkan kebijakan dan prosedur penasihat untuk setidaknya memasukkan ketentuan yang berkaitan dengan hal-hal berikut hal-hal, sebagaimana berlaku, untuk bisnis perusahaan:

• Proses manajemen portofolio, termasuk alokasi peluang investasi di antara klien, kepatuhan terhadap tujuan dan batasan investasi klien, dan kepatuhan terhadap persyaratan peraturan.
• Akurasi pengungkapan yang dilakukan kepada investor, klien dan regulator termasuk, namun tidak terbatas, sehubungan dengan proses manajemen portofolio, laporan rekening, s, dll.
• Perdagangan proprietary untuk akun penasihat dan aktivitas perdagangan pribadi yang diawasi orang (seperti yang didefinisikan di bawah).
• Potensi konversi atau penggunaan aset klien yang tidak tepat oleh personil penasehat.
• Pembuatan dan pemeliharaan buku dan catatan yang dibutuhkan untuk mencegah perubahan, penggunaan atau penghancuran yang tidak tepat waktu.
• Pengamanan privasi untuk catatan dan informasi klien.
• Praktik perdagangan, termasuk prosedur untuk eksekusi terbaik, penggunaan broker klien untuk mendapatkan riset dan layanan lainnya (disebut "pengaturan dolar lunak"), dan alokasi agregat perdagangan antar klien.
• Praktik pemasaran, termasuk penggunaan pengacara.
• Penilaian kepemilikan klien dan penilaian biaya berdasarkan penilaian tersebut.
• Rencana kesinambungan bisnis.

Seorang penasihat yang terdaftar SEC harus mengadopsi kode etik, yang berfungsi sebagai komponen integral dari program kepatuhan penasehat. Aturan 204A-1 dari Undang-Undang Penasihat menetapkan persyaratan yang harus ditangani oleh setiap penasihat yang dinyatakan oleh SEC dalam kode etik tertulis. Kode minimal harus berlaku untuk semua orang yang diawasi oleh penasehat dan termasuk: (Untuk selengkapnya, lihat: Program Cybersecurity Anda: Pertimbangan Hukum .)

• Standar perilaku bisnis untuk orang-orang yang diawasi yang mencerminkan kewajiban fidusia milik penasihat dan orang-orang yang diawasi.
• Persyaratan untuk semua orang yang diawasi untuk mematuhi undang-undang sekuritas federal yang berlaku.
• Persyaratan bahwa semua orang yang mengakses (seperti didefinisikan di bawah) melaporkan, dan penasehat meninjau, transaksi dan transaksi efek pribadi mereka sesuai dengan jadwal yang ketat.
• Persyaratan bahwa orang-orang yang diawasi melaporkan setiap pelanggaran kode tersebut kepada petugas kepatuhan utama (CCO) dan orang-orang lain dari otoritas yang ditunjuk dalam kode tersebut.
• Persyaratan yang diberikan oleh penasihat tersebut kepada orang yang diawasi dengan salinan kode tersebut dan mendapatkan pengakuan tertulis atas tanda terima dari orang yang diawasi.

Orang yang diawasi oleh penasehat adalah pejabat, direktur, mitra kerja (dan orang lain yang memiliki status atau fungsi serupa) dan karyawan, serta setiap orang yang memberikan saran investasi atas nama penasehat dan tunduk pada kontrol dan supervisi. "Orang yang mendapat akses" penasihat adalah bagian dari orang-orang yang diawasi yang: (1) memiliki akses ke informasi non-publik mengenai transaksi nasabah atau kepemilikan portofolio atas "dana yang dapat dilaporkan" * atau (2) terlibat dalam membuat rekomendasi sekuritas kepada klien atau memiliki akses terhadap rekomendasi semacam itu, yang nonpublik. (Untuk informasi lebih lanjut, lihat: Apa yang Perlu Diperhatikan oleh Penasehat Yang Harus Ditanyakan .

Definisi orang akses dalam peraturan 204A-1 menyatakan bahwa:

" jika memberikan saran investasi adalah bisnis utama penasehat, semua direktur penasihat, perwira dan mitra dianggap untuk menjadi orang akses . " Prosedur dan Prosedur Penulisan

Prosedur tertulis harus mengikuti format" siapa "," apa, "" kapan "dan" bagaimana ".

"Siapa" yang harus mengikuti prosedur ini?

• "Apa" langkah-langkah yang harus dilakukan?
• "Kapan" adalah prosedur yang berlaku?
• "Bagaimana" langkah-langkah yang harus dilakukan?

Berikut adalah contoh kebijakan dan prosedur yang menggunakan format ini:

Policy

: Sebelum membuka rekening, penasehat mewajibkan setiap klien untuk melakukan perjanjian konsultasi tertulis dengan perusahaan . Penasihat tidak akan memberikan layanan konsultasi kepada klien sampai semua dokumentasi yang dibutuhkan selesai, dijalankan dan diarsipkan.

Prosedur

: Personel operasi yang bertanggung jawab untuk membuka akun klien harus memverifikasi bahwa dokumentasi telah selesai sebelum membuka akun. Selama proses pembukaan rekening, jika ada dokumentasi yang diperlukan, petugas operasi akan menginformasikan IAR yang ditugaskan ke klien untuk mendapatkan informasi yang hilang. CCO akan melakukan tinjauan berkala untuk memastikan bahwa semua dokumentasi yang dibutuhkan telah lengkap dan dipelihara dalam file perusahaan.

Saat menulis kebijakan dan prosedur, penting bagi petugas kepatuhan untuk berkolaborasi dengan manajemen senior dan unit bisnis di perusahaan. Tidak hanya penting untuk memastikan bahwa prosedur sesuai dengan praktik bisnis, namun umpan balik yang diterima bernilai dan termasuk orang-orang dalam perumusan kebijakan dan prosedur berjalan jauh untuk mendapatkan penerimaan dan bantuan mereka selama tahap implementasi.

Tinjauan Tahunan

Persyaratan kedua berdasarkan Peraturan 206 (4) -7 mengamanatkan bahwa penasihat investasi SEC yang terdaftar melakukan tinjauan sekurang-kurangnya setiap tahun mengenai kecukupan dan keefektifan kebijakan dan prosedur mereka. Kajian tersebut dapat dilakukan oleh CCO dengan bantuan petugas kepatuhan lainnya atau konsultan dari luar.

SEC memberikan beberapa panduan dalam rilis pengesahan peraturan mengenai kinerja tinjauan tahunan, mencatat bahwa penasihat investasi harus mempertimbangkan, antara lain: (1) kepatuhan apa pun yang muncul selama tahun sebelumnya, (2) perubahan apa pun dalam kegiatan bisnis penasihat atau afiliasinya, dan (3) perubahan dalam Undang-Undang Penasihat atau peraturan yang berlaku yang mungkin memerlukan revisi terhadap program kepatuhan. (Untuk lebih lanjut, lihat:

Audit SEC: Apa yang Harus Diperhatikan oleh Penasihat Keuangan untuk . Pertanyaan kunci dalam proses peninjauan adalah apakah program kepatuhan dapat mendeteksi pelanggaran terhadap kebijakan dan prosedurnya persyaratan peraturan lainnya Dalam menilai elemen ini, CCO harus mempertimbangkan setiap pelanggaran program kepatuhan yang diketahui, tindakan perbaikan apa pun yang dilakukan dan apakah tindakan tersebut memadai untuk mencegah pelanggaran di masa depan.

Bagian penting lainnya dari proses tinjauan kepatuhan adalah pengujian kualitatif dan kuantitatif. Misalnya, CCO dapat meninjau laporan trading pribadi karyawan dan permintaan pra-pembukaan sesuai dengan persyaratan spesifik yang ditetapkan dalam kode, atau melihat-lihat secara online database publik mengenai kontribusi politik untuk nama karyawan yang tunduk pada gaji penasihat. kebijakan.Dalam semua kasus, dokumentasi rinci tentang pengujian yang dilakukan pada berbagai elemen program kepatuhan harus dipelihara.

Berdasarkan hasil pengujian, CCO dapat menerapkan penyesuaian terhadap kebijakan, prosedur dan / atau pengendalian internal perusahaan untuk meningkatkan kecukupan dan efektivitasnya dalam mencegah, mendeteksi dan memperbaiki pelanggaran. Semua penyesuaian tersebut harus didokumentasikan dan dipelihara dalam file yang ditunjuk.

Pada tahun 2006, SEC mengeluarkan panduan berjudul "Pertanyaan yang Harus Ditanyakan Penasihat Sementara Menetapkan atau Meninjau Program Kepatuhan mereka," untuk membantu penasihat dalam membuat, mengevaluasi dan memelihara program kepatuhan. Antara lain, panduan ini menyediakan daftar pertanyaan yang perlu dipertimbangkan saat mengembangkan program kepatuhan yang terkait dengan persyaratan peraturan penasehat investasi berdasarkan Undang-Undang Penasihat.

Penasihat diwajibkan untuk menyimpan catatan yang mendokumentasikan penelaahan tahunan mereka selama lima tahun dari akhir tahun fiskal dimana peninjauan tahunan dilakukan. Dalam catatan kaki dalam rilis adopsi, staf SEC menetapkan pandangannya bahwa catatan ini dimaksudkan agar tersedia bagi SEC dan stafnya dan mereka tidak tunduk pada hak istimewa pengacara-klien, doktrin produk kerja, atau sejenisnya. perlindungan, tidak peduli siapa yang mempersiapkannya (e. g

., si CCO atau penasihat hukum). Meskipun Peraturan 206 (4) -7 tidak menetapkan persyaratan bahwa penasihat investasi melaporkan hasil peninjauan tahunan mereka kepada pihak manapun, disarankan agar CCO memberikan temuan dan rekomendasi mereka kepada manajemen senior. (Untuk lebih lanjut, lihat: Tindakan Penegakan SEC yang Dip di bawah Catatan 2015 .) Pejabat Kepatuhan Kepala

Menurut pelepasan yang diadopsi untuk Aturan 206 (4) -7, CCO harus menjadi individu siapa yang kompeten dan berpengetahuan tentang Undang-Undang Penasihat, dan diberdayakan dengan penuh tanggung jawab dan wewenang untuk mengembangkan kebijakan dan prosedur yang sesuai. Pelepasan adopsi lebih lanjut menyatakan bahwa CCO harus memiliki posisi senioritas dan wewenang yang memadai dalam organisasi penasihat untuk menegakkan dan memaksa kepatuhan orang lain terhadap program kepatuhan.

Salah satu cara terbaik untuk memperbaiki fungsi kepatuhan di perusahaan adalah meningkatkan pengetahuan dan keterampilan petugas kepatuhan, termasuk CCO. Dalam hal ini, pengembangan profesional sangat penting terutama karena tantangan baru dan peraturan baru adalah kejadian konstan. Ada banyak konferensi, meja bundar, sebutan profesional dan program pelatihan yang didedikasikan untuk pengembangan profesional personil kepatuhan dan pendampingan dapat menjadi alat yang sangat berharga. Internet menyediakan banyak informasi dan firma hukum dan perusahaan konsultan memiliki daftar distribusi email yang mengeluarkan informasi berharga, biasanya tanpa biaya apapun.

Pengetahuan dan keterampilan umum penting namun sama pentingnya adalah pengetahuan spesifik tentang model bisnis, personil dan klien perusahaan Anda. Kami menyebut ini sebagai "pengetahuan lokal. "Pengetahuan lokal dikembangkan melalui interaksi dan pembelajaran dari rekan kerja Anda.

The Bottom Line

Pada tahun 2011, Divisi Penegakan SEC menerapkan Inisiatif Program Kepatuhan mereka untuk berfokus pada penasihat investasi yang belum mengoreksi kekurangan sebelumnya dalam program kepatuhan mereka sebagaimana diidentifikasi selama ujian rutin, atau yang sebelumnya mengabaikan keseluruhan persyaratan Peraturan 206 (4) -7. Sejak 2011, SEC telah mengambil sejumlah perusahaan penasihat untuk melakukan penegakan hukum berdasarkan inisiatif ini dan tampaknya terus berlanjut dalam pencarian mereka.

Dengan tahun baru dan peraturan baru yang ada disekitarnya, manajemen senior harus mempertimbangkan apakah tambahan waktu dan / atau sumber daya perlu dialokasikan untuk membantu memastikan program kepatuhan perusahaan kuat dan petugas kepatuhan terlatih dengan baik. (Untuk lebih lanjut, lihat:

Penasihat: Hindari Pengambilan Keputusan SEC Melalui Kepatuhan . Pengarang

: Craig Watanabe, Sr. Compliance Consultant; Editor : Tina Mitchell, Konsultan Kepatuhan Senior Lead, Core Compliance & Legal Services, Inc. (CCLS). Artikel ini untuk keperluan informasi dan tidak mengandung atau menyampaikan saran hukum atau pajak. Informasi di sini tidak boleh diandalkan sehubungan dengan fakta atau keadaan tertentu tanpa terlebih dahulu berkonsultasi dengan pengacara dan / atau profesional pajak.

*

Sebuah "dana yang dapat dilaporkan" adalah dana yang terdaftar berdasarkan Undang-Undang Perusahaan Investasi tahun 1940 (misalnya reksadana) dimana penasihat tersebut bertindak sebagai penasihat investasi (atau sub-penasihat) atau berada dalam kendali hubungan (yaitu, pengendalian, pengendalian oleh atau sepengendali) dengan penasihat dana atau penjamin emisi tersebut.