Meningkatnya jumlah sponsor rencana mulai menyadari bahwa tidak seorang pun dapat memiliki semua keahlian hukum dan investasi untuk mengelola kompleksitas rencana 401 (k) untuk dirinya sendiri, yang mengapa banyak orang beralih ke komite investasi untuk meminta bantuan. Membawa sekelompok orang berkualitas dan berpengetahuan untuk mengawasi fungsi investasi dari sebuah rencana adalah strategi yang bagus, namun jika praktik terbaik tertentu diikuti, mungkin tidak banyak yang bisa memperkuat tanggung jawab fidusia atas sponsor rencana.

Tujuan dari sebuah komite investasi adalah untuk memberikan bukti bahwa rencana tersebut dikelola dengan standar perilaku yang tinggi yang dipersyaratkan oleh Undang-Undang Pengamanan Pendapatan Pensiunan Pegawai (Employee Retirement Income Security Act) ERISA). ERISA memberikan sedikit sekali panduan untuk merencanakan sponsor dalam menetapkan prosedur dan praktik untuk melaksanakan tanggung jawab mereka. Pada umumnya diserahkan untuk merencanakan sponsor untuk menafsirkan peraturan dan menerapkan keterampilan dan sumber daya apa pun yang mereka harus memastikan rencana mereka sesuai sepenuhnya. Banyak sponsor rencana telah membentuk komite investasi untuk memberikan pengawasan investasi dan berbagi tanggung jawab fidusia dalam mengelola rencananya. Keberadaan komite investasi menunjukkan komitmen untuk mengikuti prosedur dan praktik formal untuk memastikan kepatuhan yang ketat terhadap ERISA. Mengikuti praktik terbaik dapat memastikan bahwa persyaratan akuntabilitas, objektivitas, dan due diligence ERISA dalam mengelola aset rencana terpenuhi.

Praktik Terbaik untuk Komite Investasi Ikuti

Buat Komposisi Optimum

Partisipasi dalam komite investasi harus bersifat sukarela, namun harus mewakili berbagai kepentingan yang terlibat. Siapapun yang melayani dalam kapasitas fidusia dengan rencananya harus disertakan. Manajemen senior harus diwakili oleh Chief Financial Officer (CFO) atau Chief Operating Officer (COO). Penasihat hukum perusahaan juga harus hadir dalam rapat. Ini harus menjadi satu-satunya anggota tetap komite yang memiliki hak suara. Peserta tambahan dapat menyertakan perwakilan dari kelompok karyawan serta perwakilan dari penyedia rencana, seperti wali amanat, administrator dan penasihat investasi rencana. Anggota ini mungkin tidak memiliki hak suara, dan keanggotaan mereka dibatasi pada persyaratan tiga atau empat tahun. Setiap tahun, anggota harus memilih ketua dan sekretaris yang bertanggung jawab untuk mendokumentasikan semua diskusi dan keputusan selama rapat komite.

Buat Piagam Tertulis

Piagam tertulis meresmikan struktur komite dan menetapkan harapan untuk apa yang ingin dicapai.Selain menentukan tujuan dan tanggung jawab anggota komite, rincian proses untuk melakukan tinjauan rencana dan pengambilan keputusan. Piagam tersebut harus menjelaskan bagaimana anggota dipilih atau dihapus, kapan dan bagaimana pertemuan dilakukan, bagaimana penasihat investasi dan vendor pihak ketiga dipilih, dan siapa yang dapat bertindak sebagai agen yang berwenang untuk melaksanakan arahan komite.

Membuat Pernyataan Kebijakan Investasi

Memiliki pernyataan kebijakan investasi formal (IPS) memastikan konsistensi bagaimana rencana investasi dikelola. Meskipun tidak ada persyaratan ERISA untuk IPS, yang memiliki satu tempat adalah demonstrasi lebih lanjut tentang komitmen terhadap standar perilaku fidusia. IPS tidak perlu panjang atau rinci. Tujuannya adalah untuk bertindak sebagai panduan untuk membuat keputusan yang sesuai dengan filosofi investasi rencana. IPS juga merupakan dokumen panduan untuk penasihat investasi rencana tersebut, yang kinerjanya ditinjau berdasarkan pedomannya. IPS harus ditinjau ulang di setiap pertemuan untuk membingkai diskusi dan keputusan.

Dokumen Segala Sesuatu

Jika tujuan utama dari komite investasi adalah untuk memberikan bukti kepatuhan terhadap proses dan praktik yang bijaksana untuk membuat keputusan investasi, tugas terpenting komite adalah mendokumentasikan semuanya secara menyeluruh, termasuk risalah rapat komite, pertemuan kehadiran, diskusi, keputusan dan rincian tentang bagaimana keputusan dirumuskan. Catatan tersebut harus diedarkan ke semua anggota komite untuk verifikasi akurasi dan dukungan mereka. Ini juga harus tersedia bagi siapa saja yang memiliki tanggung jawab pengawasan, dan mengajukan materi audit fidusia lainnya.